6 Erros comuns que você deve evitar na Gestão de seu Consultório

Administrar uma empresa pode ser um grande desafio em um país burocrático como o Brasil. Quando falamos em negócios na área de saúde, a coisa não muda de figura, e apostar em diferenciais competitivos é essencial.

Neste post iremos relacionar os seis principais problemas que podem ocorrer dentro do seu ambiente de trabalho e como evitar que os mesmos se espalhem.

1- Desvalorizar as secretárias da clínica

Quando você pensa em um consultório médico, o que imagina ser essencial para que ele funcione? Se você respondeu que a peça fundamental é o médico, com certeza acertou.

Porém, existe um outro protagonista de extrema importância para o funcionamento de uma clínica e que, muitas vezes, é esquecido: trata-se da(o) secretária(o).

Este profissional atua de maneira a organizar as consultas, alinhar a agenda dos médicos e, ainda, receber os pacientes e representantes comerciais, a secretária representa o cartão de visitas da empresa. É com ela que o paciente faz o seu primeiro contato com a clínica.
Portanto, valorizar e investir no treinamento e orientação da secretária é crucial. O objetivo aqui, é desenvolver as habilidades fundamentais para a realização de um ótimo trabalho.

2- Não controlar o fluxo de caixa
Não fazer o controle efetivo das contas do consultório é um dos erros mais graves que o gestor pode cometer. Afinal, sem essa organização não é possível saber se a empresa está operando com lucro ou se está caminhando para o vermelho.

Por isso, é muito importante realizar um bom fluxo de caixa — que nada mais é do que o registro de todas as transações financeiras do consultório. Fazendo um controle eficiente, você será capaz de identificar quais são os maiores custos da empresa, analisar a rentabilidade dos convênios, detectar os procedimentos que dão lucro etc.

Dessa forma, você consegue cortar gastos desnecessários, investigar as datas em que o caixa estará negativado, escolher os melhores investimentos para a clínica, entre outras vantagens.

É importante salientar que esse fluxo pode ser feito em uma planilha de Excel ou por meio de um sistema de gestão de clínicas. Essa última opção costuma ser mais eficiente, já que ela automatiza outros serviços importantes (como a agenda).

3-Deixar de se preocupar com atrasos

A espera é o maior inimigo dos pacientes, por isso evite deixá-los esperando por longo tempo. Isso pode ser conseguido com a organização da agenda para procurar atender a todos no horário indicado para cada um.

Outro ponto importante a ser considerado são os encaixes. Se você notar que seus paciente estão se atrasando mais ou até mesmo faltando às consultas, tente otimizar o processo de remarcações, confirmação de consultas e encaixes.

Mas fique atento porque nem sempre essa força tarefa é sempre possível para sua secretária, afinal a rotina de um consultório pode ser muito intensa. A solução é automatizar a comunicação com seus pacientes, envie SMS de lembretes e confirmação de consultas que estejam integrados com a agenda, assim a visualização do status de cada consulta é rápida e a remarcação muito mais eficiente.

4- Não estabelecer metas para o seu consultório

Para seu consultório ter crescimento, é preciso estabelecer metas e traçar objetivos. Assim, faça um cálculo de quantos pacientes você gostaria ou precisaria atender por mês.

Pergunte-se como você pode atrair esses pacientes e que grau de crescimento pretende alcançar em alguns anos. Trace metas e procure cumpri-las porque:

Quando estabelecemos metas, automaticamente entramos em ação para alcançá-las, incluindo as pessoas que poderão ajudar na execução desses planos. Caso você não alcance as metas na sua totalidade, pelo menos já começou a dar os passos para que essas mudanças ocorram.

5-Não possuir um software de Gestão

Os softwares de gestão de consultório são uma ótima maneira de organizar e gerir tudo o que está relacionado ao consultório e seus processos. Além de serem fáceis e intuitivos de se aprender a usar, eles têm uma série de funcionalidades que facilitam o trabalho da secretária e do médico.
A tecnologia ideal pode te poupar tempo e tornar a gestão de seu consultório muito mais simples, além de facilitar o trabalho de sua equipe e torná-la mais motivada.

Atualmente, existem softwares capazes de realizar cálculos rapidamente, disponibilizar informações financeiras de seu consultório, conferir os cadastros de pacientes e oferecer prontuários eletrônicos para facilitar a consulta.
Então vale à pena investir em um software de gestão, não acha?

Procure também por sistemas que ajudem com o Fluxo de Caixa do consultório. A maior parte das empresas fecham por causa de problemas relacionados a este tema, no seu consultório não deve ser diferente.

6-Não fazer o planejamento tributário
Outro erro cometido por quem abre um consultório próprio é ignorar a importância de fazer o planejamento tributário do negócio. Esse cuidado é extremamente importante para, assim, conseguir reduzir os encargos tributários cobrados da sua empresa.

Em linhas gerais, o planejamento tributário consiste no estudo da legislação vigente para buscar possibilidades de economia para um negócio em pontos como impostos e afins.

Investir em planejamento tributário é uma tarefa árida, que exige o auxílio e/ou a contratação de profissional especializado. Para ter certeza que o seu consultório médico está enquadrado no melhor regime tributário, considere recorrer a um contador para auxiliá-lo na tarefa.

Conforme demonstrado ao longo deste conteúdo, abrir um consultório médico é uma escolha desafiadora. Trabalhar para si mesmo é uma atitude empreendedora e que pode trazer bons frutos, principalmente no que diz respeito à qualidade de vida e à realização profissional.

Para não ter dor de cabeça ao abrir o seu consultório médico, defina metas claras, conte com a ajuda da tecnologia e mantenha controle eficiente do cadastro de pacientes e consultas.

É importante também ter atenção às finanças da empresa, com planejamento tributário adequado e, ainda, separar parte do seu investimento para ações de marketing.

Não desanime diante das dificuldades, adote uma postura otimista e estratégica na condução de seu negócio e lembre-se de aplicar todo o conhecimento aqui adquirido. Vai fazer toda a diferença para a sua empresa!

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