O controle de estoque é primordial para quem deseja atingir o sucesso, reduzir custos e melhorar as margens de lucro da empresa. Apesar disso, nem sempre essa é uma tarefa simples – e é preciso alguns conhecimentos para tornar o processo mais eficiente.
Se você anda sofrendo com o controle do estoque da sua empresa, continue a leitura e veja as dicas e informações importantes que separamos!
Por que fazer o controle de estoque?
O principal objetivo de controlar o estoque é ter acesso a informações claras e precisas sobre a quantidade de cada item existente na empresa, desde as matérias-primas até os produtos finais.
Se esse procedimento não é realizado de maneira eficiente, o gestor poderá sofrer com algumas questões, principalmente com produtos em excesso ou em falta, não conseguindo atender bem seus clientes ou perdendo dinheiro com produtos encalhados.
Por outro lado, se o controle do estoque é realizado de forma adequada, são muitos os benefícios, como:
· redução de custos, já que, quanto mais produtos parados no seu estoque você tiver, mais gastos para manter esses itens e mais dinheiro perdido;
· manutenção da qualidade dos produtos, evitando perder itens devido ao acondicionamento incorreto;
· simplicidade na operação;
· facilidade em atender as demandas dos clientes (evitando ficar sem produto quando houver aumento na procura);
· facilidade na hora de criar promoções, sabendo exatamente quais itens são mais interessantes de reduzir o preço;
· compreensão melhor sobre seus clientes, entendendo quais produtos têm mais saída, de quais marcas e outras preferências, que também ajudam na hora de realizar compras mais acertadas e de reduzir custos.
Todos esses pontos, somados, trazem mais eficiência para as empresas, melhorando a saúde financeira e o atendimento oferecido aos clientes.
Como fazer um controle de estoque eficiente?
Já está convencido da importância do controle de estoque, mas não sabe por onde começar? Veja as dicas essenciais que separamos!
1- Crie um inventário
A organização é a base do controle de qualquer estoque. Por isso, tudo começa pelo inventário. É importante listar todos os produtos estocados, a quantidade de cada um deles e a validade, se for o caso.
Esse documento precisa ser revisado periodicamente e atualizado conforme as vendas forem ocorrendo ou novas compras e reposições, bem como a data de cada um desses eventos.
É por isso que os sistemas automatizados são os mais indicados, principalmente os que conseguem interligar controle de estoque e PDV. Dessa forma, a cada venda realizada, automaticamente o sistema dará baixa no produto, sendo necessário, apenas, de tempos em tempos, revisar o inventário gerado pelo sistema para conferir se está tudo realmente certo.
2- Controle todas as entradas e saídas
As movimentações no estoque devem ser controladas de forma bastante rígida. Isso significa que o seu documento deve contar com a anotação do dia e da hora em que determinado produto entrou ou saiu no estoque, bem como a identificação do funcionário que realizou o procedimento.
Uma sugestão é implantar o inventário rotativo. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas devem ser comunicadas e investigadas.
Ao ter informações dos produtos que estão saindo, o gestor consegue calcular o giro das mercadorias de forma mais organizada. Isso fornecerá informações importantes para guiar as compras futuras, além de aproveitar melhor o capital de giro.
Se quiser deixar o seu controle ainda mais completo, adicione outras informações importantes, como: custo unitário e margem de lucro. Assim você poderá ter uma visão mais detalhada do seu estoque e saber o que realmente é interessante manter na sua empresa.
3- Prepare a equipe
Os colaboradores devem ser treinados para poder controlar o estoque. Primeiro, é fundamental que eles entendam a importância dessa tarefa e depois consigam compreender como deve ser feito o processo.
É essencial destacar uma liderança para esse setor, sendo ela a responsável por acompanhar o estoque e monitorar todas as movimentações.
4- Estabeleça uma margem para as perdas
Mesmo com um controle rígido, é normal que ocorram algumas perdas. Mas elas não podem trazer prejuízo financeiro à empresa. Então, a dica é calcular uma margem de segurança, pensando em quantos itens é possível perder dentro de determinado período sem prejudicar o seu negócio.
Depois, é claro, será preciso realizar um controle rígido, mantendo-se sempre dentro dessa meta estipulada.
5- Calcule os custos do seu estoque
Estocar produtos sempre tem custos – e você precisa conhecê-los para tornar a sua vida financeira mais controlada. Por isso, coloque na planilha todos os custos referentes ao setor como: galpão ou espaço de armazenamento, funcionários, energia elétrica etc.
6- Controle o giro do estoque
Para calcular o giro de estoque é preciso ter em mãos todos os controles de movimentação dos materiais. Assim, será possível saber exatamente o tempo médio para que determinado produto saia do estoque, identificar os produtos com fluxo maior de vendas, entre outros dados.
A fórmula de giro de estoque é simples:
Giro de estoque = total de vendas / volume médio de estoque
Vamos supor que você tenha um supermercado com um volume médio mensal de 3 mil garrafas de água, com vendas de 12 mil garrafas por ano. Ao aplicar a fórmula, temos que o giro de estoque deste produto é de 4, ou seja, o estoque foi renovado 4 vezes ao longo do ano. Se o número for menor que 1, isso indica que o estoque não foi renovado nenhuma vez.
Normalmente, esse cálculo é feito para descobrir o número de giros por ano, mas no caso de mercadorias perecíveis, como alimentos, você poderá fazer a cada mês, três meses ou seis meses.
7- Livre-se dos produtos parados
Com um controle de estoque preciso, será mais fácil entender quais são os produtos que estão dando prejuízo. Existem alguns itens que podem ter pouca saída em determinadas épocas do ano – e prever isso é muito importante, para fazer compras menores nesses meses.
De qualquer forma, é importante pensar em liquidações e promoções para evitar produtos estagnados, que só trazem custos à empresa, além de ocuparem espaço de outros produtos que poderiam ter maior procura e que geram mais vendas.
Nesse caso, a dica é estudar possíveis descontos e promoções, pensando em maneiras de escoá-los, sem perder dinheiro.
Como você viu, o controle de estoque é extremamente importante para qualquer empresa – e deve ser acompanhado continuamente, evitando produtos parados ou em excesso, o que significa prejuízos. Com essas dicas, ficou mais fácil gerenciar o seu estoque? Quer melhorar os resultados do seu negócio, mas não sabe como? Entre em contato e descubra como podemos ajudá-lo!