Quando um profissional da área da saúde decide empreender, surgem diversos desafios e inseguranças. Entre eles, como administrar as finanças de um negócio.
A verdade é que, quando um profissional completa sua graduação, ele não possui a menor idéia de como funciona e como administrar um empresa.
No entanto, a contabilidade é fundamental para que o profissional estejam de acordo com a legislação. Ou seja, ele precisa fazer um planejamento tributário que estejam de acordo com a sua atuação de mercado.
O objetivo é reduzir ao máximo os gastos e otimizar os investimentos da clínica.
Diante disso, separamos 6 dicas para que você possa aplicar em seu consultório e ter resultados surpreendentes.
Confira!
Equiparação de pessoa física à pessoa jurídica
Antes de mais nada, precisamos falar sobre a Equiparação de Pessoa Física e Jurídica. No Brasil, esse dispositivo legislativo afirma que sempre que o profissional exercer uma atividade com o intuito de lucro, feito com habitualidade e de modo profissional, é necessário abrir uma empresa e contar com uma contabilidade para dentistas.
Entretanto, há exceções para essa lei, como as atividades intelectuais, incluindo as atividades artísticas, científicas e literárias. Portanto, para um dentista, abrir a própria empresa é opcional.
Em outras palavras, se você é um dentista que trabalha individualmente, sem sócio, você pode fazê-lo tanto como uma pessoa física quanto como uma pessoa jurídica.
Quem trabalha como Pessoa Física precisa pagar imposto?
Sim, o profissional que trabalha como uma Pessoa Física também precisa pagar impostos e ter o auxílio de uma contabilidade para dentistas. Todos os meses, o dentista que atua como pessoa física precisa recolher o Imposto de Renda e também o INSS (que é de 20% sobre o salário de contribuição).
Com relação ao Imposto de Renda mensal, ele é feito a partir do “livro caixa”, também conhecido como carnê leão. Trata-se de um relatório feito por você, dentista, ou pela empresa de contabilidade para dentistas que você contratou para auxiliá-lo.
Nesse livro caixa, deverão estar relacionados todos os serviços prestados durante o mês, o nome e o CPF dos pacientes, o nome e o CPF de quem pagou pelo serviço, qual foi o serviço prestado e qual o valor cobrado.
Também devem ser informadas as despesas dedutíveis, que são as despesas necessárias para que você possa realizar os seus serviços, como o aluguel do estabelecimento onde você trabalha, produtos de limpeza, internet, energia, dentre outros. O que pode ser mais fácil com uma contabilidade para dentistas.
Com isso, o programa online do Imposto de Renda irá fazer a apuração da sua receita, considerando os seus gastos, e te dar o DARF, que você pagará mensalmente.
Carnê leão para dentistas: 4 dicas para a declaração
- Fique atento para não ter nenhum problema com a Receita Federal: As multas por falta de apuração do carnê leão começam em 20% e podem chegar até 150%. Se a Receita Federal entender que existe uma fraude, essa penalidade pode aumentar e se tornar ainda mais grave.
- Sempre que você fizer o lançamento de uma receita ou despesa, faça o lançamento no carnê leão na mesma data. Por exemplo, se você emitiu um recibo no dia 15, faça o lançamento desse recibo no carnê leão no dia 15. Se você pagou uma conta de luz no dia 08, faça o lançamento dessa conta no dia 08.
- É muito importante não esquecer o campo do CPF do seu paciente, porque na hora de importar para sua declaração de Renda, essa informação será exigida de você.
- Quando você tem uma despesa maior que a sua receita, você não paga nada naquele mês. O sistema acumula esse valor e joga de um mês para o outro as suas despesas.
Recibo ou nota fiscal, qual você deve emitir?
Quando vão atender os seus clientes, muitos profissionais da área da saúde têm dúvidas se devem emitir recibo ou nota fiscal. Começaremos dizendo que, se você tem ou não uma empresa, você pode emitir um recibo como uma pessoa física, as empresas de contabilidade para dentistas alertam essa necessidade.
Porém, essa ação não faz sentido, porque se já é uma pessoa jurídica, emitir uma nota fiscal pode te fazer pagar menos impostos. Veja abaixo as diferenças entre emissão de recibo e nota fiscal:
Recibo
Se você ainda não é PJ, você não poderá emitir uma nota fiscal, você deverá emitir um recibo. Como já explicamos acima, o dentista que atua como uma pessoa física, terá que fazer o carnê-leão mensal para apurar o imposto de renda mensal.
Emitindo o recibo, você pagará uma alíquota mensal de até 27,5% no imposto de renda e, além disso, você também deverá pagar o INSS para a previdência social.
Dando um exemplo para ilustrar a situação: para R$5.000,00 emitidos em recibos, você pode pagar até R$1.500,00 de impostos.
Nota fiscal
Você só pode emitir uma nota fiscal se for PJ e, se este for o seu caso, a sua tributação poderá reduzir bastante. Se você se enquadrar no Simples Nacional (que segue uma tabela divulgada pela Receita Federal, gradativa ao valor do faturamento da empresa no último ano), você poderá pagar em torno de 6% de impostos.
Então, mais uma vez exemplificando a situação, no Simples Nacional, ao emitir R$5.000,00, em notas fiscais, você pagará apenas R$300,00 de imposto.
Sem dúvidas, uma contabilidade para dentistas será capaz de orientá-lo para tomar as melhores decisões e ver o seu negócio prosperar.
Como abrir a minha empresa de odontologia?
Caso você opte por abrir uma empresa de odontologia, será necessário decidir: o tipo jurídico, o regime tributário e a atividade. Do ponto de vista tributário, a primeira opção que temos é o MEI (Microempreendedor Individual).
No entanto, os dentistas não podem ser MEI, porque a legislação que trata do MEI não incluiu a atividade de dentista. Então, é preciso se enquadrar em uma modalidade acima, a de Microempresa.
Nesse caso, toda pessoa jurídica de direito privado no Brasil, exceto o MEI, tem que ter um sistema de contabilidade para dentistas e é extremamente recomendável que você conte com um contador para abrir o seu CNPJ, cuidar do alvará, do licenciamento ambiental, sanitário, ajudar na emissão de notas fiscais, apuração de impostos, apuração de lucro, etc.
1.Tenha organização financeira
Apesar de ser muito importante ter um contador em sua empresa, isso não significa que o dentista empresário, não precise saber como funciona a gestão financeira.
Pelo Contrário, é fundamental que tenha, pois é ele que será a ponte entre a administração da clínica e o contador.
Não ter essa noção desde o início do negócio, poderá prejudicá-lo a longo prazo. Ainda hoje, podemos encontrar dentistas que misturam a renda da clínica com a renda pessoal.
Se você percebeu que precisa melhorar esse quesito, não hesite em investir em um software em gestão. Pois, é a melhor maneira de ter acesso a todas as informações financeiras, sem burocracias.
2. Separe as finanças pessoais das empresariais
Um ponto extremamente importante e que muitas acabam negligenciando, é a divisão do pessoal e do empresarial.
Sabemos que, existem muitos profissionais que ainda misturam as contas e entradas financeiras. Mesmo que a clínica pertença a um único proprietário, essa mistura não é o ideal.
Além disso, essa divisão poderá irá facilitar no momento em comprovar o seu faturamento.
Um erro muito comum em clínicas e consultórios, é o uso do dinheiro do caixa. Podemos ver com frequência, gestores que acabam tirando dinheiro do caixa para colocar gasolina no carro, pagar um almoço ou até para contas de casa.
Se você é uma dessas pessoas, pare Agora!
Esse hábito pode prejudicar e muito a gestão da sua empresa.
Uma alternativa que deve ser considerada, é a definição de uma pró-labore, ou seja, de um salário. Assim como os demais funcionários possuem um valor X para receber mensalmente, você deve se colocar na lista de pagamentos.
Isso significa, que não pode pegar adiantamentos e nem retirar outros valores do caixa.
3. Registre tudo
O registro de todos os custos e entradas são fundamentais para ter o controle de cada movimentação. Para que elas possam ser analisadas futuramente, e para que haja organização em todos os processos.
Por menor que seja o gasto, é necessário registrar para que no final de cada mês, você consiga um valor exato de tudo que entrou e saiu do caixa.
Dessa forma, é possível prever possíveis situações, por exemplo, quais são os meses com agenda mais cheia e quais não, e assim programar para que essas instabilidades não afete o orçamento mensal.
4. Contrate um contador
Uma das melhores maneira de fazer uma boa gestão de clínicas é terceirizar as responsabilidades contábeis.
Da mesma maneira que um paciente precisar contratar um especialista para realizar um tratamento como lente de contato dental, você deve procurar um profissional que seja expert em sua área de atuação.
Para isso, vale fazer uma pesquisa minuciosa e pedir indicações para colegas de profissão. É fundamental que você contrate um contador que tenha um bom histórico com seus pacientes e que seja de fácil acesso.
Pois, por mais que ele seja o responsável pelas áreas contábeis, é fundamental que o contador te deixe a par de todas as obrigações fiscais e processos.
Contratar um bom contador , permitirá que você possa investir mais tempo na execução do seu trabalho, ou até mesmo no estudo de novas tecnologias para a aplicação de lente de contato dente, por exemplo. Ao invés, de passar a maior parte administrando o negócio.
Antes de contratar o profissional, procure esclarecer todas as dúvidas e compreender quais são as responsabilidades do profissional e quais são suas, para que não haja futuras complicações.
5. Considere ter uma contabilidade online
Uma boa opção que pode ser considerada no momento de contratar um contador, são as contabilidades online.
Graças ao avanço contínuo da tecnologia, hoje, é possível encontrar empresas contábeis 100% digitais.
Esse novo modelo possui diversas vantagens, sendo até mais segura em relação aos serviços tradicionais.
Além disso, existem ferramentas em que o próprio dentista pode gerenciar sua contabilidade e ainda sim ter o auxílio de profissionais.
Esse modelo é vantajoso pois consegue ser mais acessível financeiramente, pois a maioria das plataformas e empresas digitais conseguem ser mais baratas em relação a escritórios convencionais.
6. Evite erros
Tenha uma atenção redobrada as informações, pois um simples erro pode resultar em vários problemas, no estilo “efeito dominó”.
Por isso, é fundamental ter profissionais capacitados para auxiliá-lo nesse processo. Pois, da mesma maneira que um erro cometido no meio de um tratamento pode ser muito prejudicial para o paciente, é fundamental certificar-se de que todos os dados compartilhados com o seu contador, esteja certo.
Erros corriqueiros, como inversão de valores das bases de cálculo e do valor de impostos; inclusão de receitas isentas em cálculos tributários; falhas na classificação fiscal de produtos e serviços; aplicação errônea de taxas; não acompanhamento de leis recentes do setor fiscal, tudo isso acontece muito comumente a gestão do consultório odontológico.
Contudo, esses erros devem ser evitados, uma vez que arruínam o capital da empresa. É imperativo, pois, que a clínica odontológica seja aliada a um setor de contabilidade de confiança, a fim de erradicar essas falhas.
Se ainda tiver dúvidas em relação a como procurar um bom contador, siga a dica a seguir. Pesquisa na internet por meio de palavras-chave, da mesma forma que um paciente pesquisa, por exemplo, clareamento dental preço ou clareamento consultório.
Nesse caso, você pode pesquisar por contabilidade odonto, contabilidade digital ou contabilidade clínica. Dessa forma, o Google trará como resposta as empresas que mais possuem autoridade no assunto e que possuem mais popularidade nesse mercado.
Agora, coloque essas dicas em prática e tenha resultados ainda melhores!
Conteúdo produzido por Ana Laura Ferreira, redatora na Vue Odonto.
