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6 dicas para contabilidade de clínicas odontológicas

6 dicas para contabilidade de clínicas odontológicas

Quando um profissional da área da saúde decide empreender, surgem diversos desafios e inseguranças. Entre eles, como administrar as finanças de um negócio. 

A verdade é que, quando um profissional completa sua graduação, ele não possui a menor idéia de como funciona e como administrar um empresa. 

No entanto, a contabilidade é fundamental para que o profissional estejam de acordo com a legislação. Ou seja, ele precisa fazer um planejamento tributário que estejam de acordo com a sua atuação de mercado. 

O objetivo é reduzir ao máximo os gastos e otimizar os investimentos da clínica. 

Diante disso, separamos 6 dicas para que você possa aplicar em seu consultório e ter resultados surpreendentes. 

Confira! 

1.Tenha organização financeira

Apesar de ser muito importante ter um contador em sua empresa, isso não significa que o dentista empresário, não precise saber como funciona a gestão financeira. 

Pelo Contrário, é fundamental que tenha, pois é ele que será a ponte entre a administração da clínica e o contador. 

Não ter essa noção desde o início do negócio, poderá prejudicá-lo a longo prazo. Ainda hoje, podemos encontrar dentistas que misturam a renda da clínica com a renda pessoal. 

Se você percebeu que precisa melhorar esse quesito, não hesite em investir em um software em gestão. Pois, é a melhor maneira de ter acesso a todas as informações financeiras, sem burocracias. 

2. Separe as finanças pessoais das empresariais

Um ponto extremamente importante e que muitas acabam negligenciando, é a divisão do pessoal e do empresarial. 

Sabemos que, existem muitos profissionais que ainda misturam as contas e entradas financeiras. Mesmo que a clínica pertença a um único proprietário, essa mistura não é o ideal. 

Além disso, essa divisão poderá irá facilitar no momento em comprovar o seu faturamento. 

Um erro muito comum em clínicas e consultórios, é o uso do dinheiro do caixa. Podemos ver com frequência, gestores que acabam tirando dinheiro do caixa para colocar gasolina no carro, pagar um almoço ou até para contas de casa. 

Se você é uma dessas pessoas, pare Agora! 

Esse hábito pode prejudicar e muito a gestão da sua empresa. 

Uma alternativa que deve ser considerada, é a definição de uma pró-labore, ou seja, de um salário. Assim como os demais funcionários possuem um valor X para receber mensalmente, você deve se colocar na lista de pagamentos. 

Isso significa, que não pode pegar adiantamentos e nem retirar outros valores do caixa. 

3. Registre tudo

O registro de todos os custos e entradas são fundamentais para ter o controle de cada movimentação. Para que elas possam ser analisadas futuramente, e para que haja organização em todos os processos. 

Por menor que seja o gasto, é necessário registrar para que no final de cada mês, você consiga um valor exato de tudo que entrou e saiu do caixa. 

Dessa forma, é possível prever possíveis situações, por exemplo, quais são os meses com agenda mais cheia e quais não, e assim programar para que essas instabilidades não afete o orçamento mensal. 

4. Contrate um contador

Uma das melhores maneira de fazer uma boa gestão de clínicas é terceirizar as responsabilidades contábeis. 

Da mesma maneira que um paciente precisar contratar um especialista para realizar um tratamento como lente de contato dental, você deve procurar um profissional que seja expert em sua área de atuação. 

Para isso, vale fazer uma pesquisa minuciosa e pedir indicações para colegas de profissão. É fundamental que você contrate um contador que tenha um bom histórico com seus pacientes e que seja de fácil acesso. 

Pois, por mais que ele seja o responsável pelas áreas contábeis, é fundamental que o contador te deixe a par de todas as obrigações fiscais e processos. 

Contratar um bom contador , permitirá que você possa investir mais tempo na execução do seu trabalho, ou até mesmo no estudo de novas tecnologias para a aplicação de lente de contato dente, por exemplo. Ao invés, de passar a maior parte administrando o negócio. 

Antes de contratar o profissional, procure esclarecer todas as dúvidas e compreender quais são as responsabilidades do profissional e quais são suas, para que não haja futuras complicações. 

5. Considere ter uma contabilidade online 

Uma boa opção que pode ser considerada no momento de contratar um contador, são as contabilidades online. 

Graças ao avanço contínuo da tecnologia, hoje, é possível encontrar empresas contábeis 100% digitais. 

Esse novo modelo possui diversas vantagens, sendo até mais segura em relação aos serviços tradicionais. 

Além disso, existem ferramentas em que o próprio dentista pode gerenciar sua contabilidade e ainda sim ter o auxílio de profissionais. 

Esse modelo é vantajoso pois consegue ser mais acessível financeiramente, pois a maioria das plataformas e empresas digitais conseguem ser mais baratas em relação a escritórios convencionais. 

6. Evite erros 

Tenha uma atenção redobrada as informações, pois um simples erro pode resultar em vários problemas, no estilo “efeito dominó”. 

Por isso, é fundamental ter profissionais capacitados para auxiliá-lo nesse processo. Pois, da mesma maneira que um erro cometido no meio de um tratamento pode ser muito prejudicial para o paciente, é fundamental certificar-se de que todos os dados compartilhados com o seu contador, esteja certo. 

Erros corriqueiros, como inversão de valores das bases de cálculo e do valor de impostos; inclusão de receitas isentas em cálculos tributários; falhas na classificação fiscal de produtos e serviços; aplicação errônea de taxas; não acompanhamento de leis recentes do setor fiscal, tudo isso acontece muito comumente a gestão do consultório odontológico. 

Contudo, esses erros devem ser evitados, uma vez que arruínam o capital da empresa. É imperativo, pois, que a clínica odontológica seja aliada a um setor de contabilidade de confiança, a fim de erradicar essas falhas. 

Se ainda tiver dúvidas em relação a como procurar um bom contador, siga a dica a seguir. Pesquisa na internet por meio de palavras-chave, da mesma forma que um paciente pesquisa, por exemplo, clareamento dental preço ou clareamento consultório

Nesse caso, você pode pesquisar por contabilidade odonto, contabilidade digital ou contabilidade clínica. Dessa forma, o Google trará como resposta as empresas que mais possuem autoridade no assunto e que possuem mais popularidade nesse mercado. 

Agora, coloque essas dicas em prática e tenha resultados ainda melhores! 

Conteúdo produzido por Ana Laura Ferreira, redatora na Vue Odonto. 

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