Uma das principais tendências do mundo corporativo é a automatização na contabilidade. Ela permite que as empresas, as sociedades e os profissionais aproveitem muitos benefícios que impulsionam seu desenvolvimento e sua competitividade.
Entretanto, para aproveitar desses benefícios, é necessário que você saiba no que consiste essa automação, quais são as principais vantagens conquistadas pelo negócio ao aplicá-la e, por fim, qual é o papel de uma empresa especializada no processo. Confira!
Como funciona a automatização na contabilidade?
Basicamente, trata-se da modernização do setor contábil de um negócio, fazendo com que várias atividades que, antes, eram efetuadas manualmente, sejam realizadas de forma automática por um software especializado.
Na prática, deve-se contratar um escritório ou uma empresa de contabilidade online que disponibilizará uma plataforma com diversas funcionalidades ao gestor. Por exemplo, o sistema poderá emitir notas fiscais automaticamente, elaborar relatórios financeiros, transmitir informações ao Fisco, entre outras atividades.
Quais são os 4 principais benefícios dessa automatização?
As vantagens impactam diretamente as finanças, a rotina e a produtividade dos colaboradores do negócio. Entenda-as abaixo.
1. Redução de erros
Até mesmo os melhores profissionais cometem erros durante a rotina do trabalho. Isso pode acontecer por cansaço físico e mental, esquecimentos, entre outras possibilidades. Entretanto, esses erros causam muitos prejuízos ao negócio, fazendo-o ter problemas com o Fisco.
Esse contratempo é eliminado com a automação da contabilidade, pois as atividades são realizadas sem a necessidade de uma pessoa. Além disso, um sistema consegue trabalhar um grande número de informações sem incorrer em qualquer falha.
2. Ganho de agilidade
Em vez de alocar funcionários para digitar informações, fazer cálculos e outras atividades burocráticas, é possível delegar essas atividades para a contabilidade online, que diminui o uso de ferramentas manuais e aumenta a produtividade do pessoal.
Além disso, as informações são recebidas e enviadas automaticamente pelo sistema, eliminando a necessidade de transferência manual de arquivos.
Por exemplo, o sistema poderá emitir notas fiscais de forma excepcionalmente rápida e transmitir as informações ao Fisco, bastando alguns cliques. Graças a esse recurso, os funcionários poderão se concentrar nas atividades mais estratégicas do negócio, como a elaboração de planejamentos.
3. Diminuição de custos
Com a automatização da contabilidade, o negócio consegue reduzir seus custos de diferentes maneiras. Veja alguns exemplos:
- minimização do uso de materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, pastas etc.;
- diminuição de riscos de perdas, pois há maior controle das entradas e das saídas do caixa;
- evita ocorrência de multas por erros fiscais;
- redução dos custos administrativos, ou seja, diminui-se o número de colaboradores para realizar atividades contábeis.
Ainda há ganhos econômicos quando o sistema permite que o gestor faça uma análise estratégica mais completa e tome decisões mais vantajosas ao negócio, aumentando a sua lucratividade e a sua rentabilidade.
4. Aumento da segurança nos processos
Os documentos físicos não são seguros pelo fato de estarem suscetíveis a perdas, desgastes naturais, acidentes e até furtos. Mas esses problemas não ocorrem com os arquivos digitais, já que são armazenados em servidores.
Um sistema de contabilidade online também realiza backups (cópias de segurança) das informações, possibilitando que elas sejam recuperadas facilmente se forem perdidas. Para maximizar a proteção contra terceiros, a plataforma inclui um robusto sistema de segurança que inclui firewalls, antivírus e outras tecnologias.
Como uma empresa especializada pode ajudar na automatização?
Automatizar todo o setor contábil não é fácil: os responsáveis devem ter conhecimentos técnicos na área, entender a legislação municipal, estadual e federal, bem como se manter constantemente atualizados com relação às mudanças legais.
Por essa razão, para aproveitar de todos os benefícios listados, é necessário contratar uma empresa especializada no ramo. A Zip Contabilidade é uma empresa competente que satisfará as necessidades do seu negócio. Alguns serviços prestados são:
- contabilidade completa;
- integração automática;
- serviços para microempreendedores individuais (MEI);
- atendimento personalizado;
- gestão contábil e tributária;
- folha de pagamento;
- e muito mais.
Quando um profissional ou gestor investe na automatização na contabilidade, ele consegue muitas vantagens que aumentam a competitividade do seu negócio no mercado. Mas é preciso ter o apoio de uma empresa que ofereça serviços completos e de forma online.
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