Como aplicar um plano de contas na empresa

“O que não é medido, não pode ser gerenciado.” A frase, do consultor americano William Edwards Deming, demonstra a importância de se registrar todas as atividades realizadas dentro de uma empresa, pois cada uma destas ações gera, direta ou indiretamente, impacto no desempenho financeiro da mesma.

Coração de toda empresa, as finanças muitas vezes ditam a forma como a organização vai se posicionar diante do mercado. Representam o poderio para crescer e atrair novos investimentos, portanto, cada detalhe capturado é importante e estas informações somente estarão disponíveis para análise do empresário se ele tiver em mãos as ferramentas adequadas para mensurar seus números. Assim é possível analisar o fluxo de caixa e verificar se o planejamento e as estratégias de investimentos estão com resultados dentro da sua expectativa.

Para auxiliar o empresário neste acompanhamento é que existe o conceito do Plano de Contas.

O que é um plano de contas?

Basicamente pode-se definir o Plano de Contas como um conjunto de regras contábeis que irá direcionar o trabalho da área financeira de uma empresa através de uma estrutura de contas, que registra as movimentações financeiras das atividades da organização e também servirá como base para a construção de documentos fundamentais como o Fluxo de Caixa, o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício.

Como é a estrutura do plano de contas?

Cada empresa tem um perfil específico e por isso suas necessidades também o são. Vários fatores contribuem para a personalização da estrutura do plano de contas de uma empresa como o seu tamanho, as atividades que abrangem o seu trabalho e suas ramificações. No entanto, se partirmos de uma estrutura base que sirva de modelo para a grande maioria, devemos colocar como fator importante a sua maleabilidade, pois contas devem poder ser incluídas, alteradas, retiradas em cada mudança organizacional para que o registro das informações seja fiel ao momento da empresa.

Outra parte relevante é a criação de um manual padronizado para a utilização destas contas, com a descrição do funcionamento de cada uma delas e todos os detalhes importantes já que a grande função deste manual é orientar o usuário a preencher as contas com máximo poder de exatidão das informações para que ele possa gerar relatórios com informações relevantes.

Composição do plano de contas

Embora tenhamos afirmado no parágrafo anterior que não existe uma regra engessada para a criação do Plano de Contas, existem alguns itens que podem ser considerados como “obrigatórios”, pois estão presentes em organizações de qualquer tamanho e ramo de atividade. Vamos a eles:

• Ativos

São os bens pertencentes à empresa. Como bens, consideramos as propriedades materiais desta empresa, os investimentos controlados por ela e seus direitos adquiridos. Dentro dos ativos, podemos destacar os que possuem grande liquidez como o fluxo de caixa ou investimentos com opção de resgate em curto espaço de tempo. Estes são conhecidos como Ativo Circulante.  Já o Ativo Exigível em Longo Prazo, trata dos investimentos feitos pela Companhia, sejam em empresas, sejam em fundos de investimentos com médio e longo prazo de retorno.

• Passivos

Obrigações financeiras da empresa. Aqui podem ser incluídos os impostos, dívidas e obrigações legais. Assim como os ativos, também são divididos em Passivo Circulante e Passivo Exigível em Longo Prazo. No primeiro, encontram-se as obrigações com vencimentos em até um ano. O segundo são para obrigações com prazo de vencimento após um ano.

• Despesas

Gastos indispensáveis para o funcionamento da empresa. Contas de consumo, faturas com fornecedores, compras de insumos para a produção. Também são classificadas em duas categorias. As Despesas fixas são aquelas que são obrigatórias independentes da produção. O aluguel do espaço, por exemplo, não varia se um item é produzido mais ou menos naquele mês, é um custo fixo. As Despesas Variáveis são aquelas que se alteram de acordo com o volume da produção. Se você produz mais, precisará de mais insumos, por exemplo.

• Receitas

Se a empresa vende um produto ou serviço, o faturamento desta negociação resultará em um pagamento realizado pelo cliente que será creditado ao caixa da empresa. Essas entradas são chamadas de Receitas. As Receitas Operacionais são aquelas que correspondem ao pagamento de um produto ou serviço ligado à atividade fim daquela empresa. Se a sua empresa fabrica tubos de PVC, a venda destes tubos ao mercado gera receita operacional. Já a Receita Não Operacional refere-se às entradas que não possuem origem na atividade fim do seu negócio. No caso do exemplo citado acima, a empresa fabricante de tubos de PVC poderia ter investido em algum fundo e solicitado o resgate deste fundo, ou ter vendido uma de suas propriedades. Esses valores são creditados ao caixa da organização, mas não são oriundos da atividade fim da empresa e sim do seu patrimônio.

• Apuração de Resultados

É a reunião das informações financeiras da empresa coletadas durante um período de tempo que após análise determinam se houve lucro ou prejuízo. A partir destas informações, a organização pode se reestruturar para fortalecer suas posições em caso de resultado positivo ou fazer as mudanças que achar necessárias caso o resultado tenha ficado fora do esperado.

Ao fazer a implantação do Plano de Contas em sua empresa você oferece ferramentas de acompanhamento das atividades econômicas que irão servir de base para a medição dos resultados e para a avaliação das decisões sobre investimentos e mercado. Desta forma, esta capacitação torna-se fundamental para a saúde financeira e longevidade das organizações em um mundo cada vez mais competitivo.