O inventário de estoque é um dos documentos mais importantes na hora de gerir um negócio. Apesar disso, nem todos os gestores se atentam a ele, ou o realizam da forma correta.
Quando bem realizado, o inventário traz mais ferramentas para a tomada de decisão estratégica, permite atender melhor os clientes e também ajuda no controle fiscal da empresa.
Não faz inventário de estoque ou não tem certeza se está fazendo isso de maneira correta? Veja as dicas que a Zip separou!
O que é inventário de estoque e quais os tipos?
Inventário de estoque é um documento em que constam todos os produtos ou matérias-primas armazenados no estoque da empresa. Ele deve identificar os itens, classificá-los e determinar o valor de cada um.
Tipos
Existem alguns tipos de inventários que podem ser usados dependendo das características da sua empresa ou do controle que está fazendo. Os mais comuns são:
- inventário geral: faz a contagem e a identificação de todos os itens de uma empresa, incluindo mercadorias, almoxarife, insumos, equipamentos etc. É usado para avaliar o patrimônio do negócio e para fins contábeis;
- inventário parcial ou dinâmico: faz a contagem de uma parte específica dos itens, usado para um controle local ou de apenas determinado bem;
- inventário anual: é realizado uma vez por ano de acordo com as regras contábeis;
- inventário rotativo: é realizado com uma periodicidade maior, verificando as entradas e saídas do estoque. A frequência é definida pela empresa. Pode ser toda semana, a cada 15 dias, por mês etc., dependendo da circulação das mercadorias;
- inventário cíclico: faz o ajuste periódico entre a quantidade de itens em estoque e os dados usados nos lançamentos contábeis. Assim, atende tanto às necessidades administrativas (para evitar extravios e controlar os níveis de estoque), como traz segurança à base de dados da empresa.
Qual a importância?
O inventário de estoque é um documento extremamente importante para qualquer empresa. São muitos os benefícios que ele consegue trazer. Vamos ver em detalhes?
Melhorar o atendimento
Não há nada pior do que receber um cliente e não ter o produto que ele deseja, não é mesmo? Pois essa situação poderia ser evitada com um controle de estoque eficaz.
Ao realizar o inventário periodicamente, você consegue entender melhor seu giro de estoque e, com isso, evitar ficar sem produtos quando seus clientes desejam (ou ter uma quantidade insuficiente para atendê-los).
Organizar promoções
As promoções são essenciais para aumentar as vendas. Mas elas devem ser feitas de maneira estratégica para trazerem os resultados esperados.
Com o inventário de estoque, você consegue entender quantos produtos têm armazenados, quais estão há muito tempo parados ou até os que estão próximo do vencimento, no caso de empresas que trabalham com bens perecíveis.
A partir desses dados, você pode organizar promoções para esses itens, com descontos ou até criando combos de produtos.
Mensurar perdas
As perdas são aqueles itens que se encontram disponíveis no sistema, mas que não estão no seu estoque. Elas podem acontecer por erros na hora de lançar produtos ou por desvios.
Ao fazer o inventário frequentemente fica mais fácil identificar essas perdas e, com isso, criar estratégias para evitar que o problema volte a ocorrer.
Entender o giro de estoque
O giro de estoque é uma informação essencial para que você consiga repor os produtos de forma adequada. Assim, você não ficará com itens parados e nem faltando. Ao realizar o inventário periodicamente, é mais fácil ter dados precisos para compreender o giro do seu estoque e fazer compras no momento certo.
Questão fiscal
O inventário de estoque também é uma importante ferramenta fiscal. A obrigatoriedade depende do regime fiscal adotado no seu negócio. Por exemplo, empresas tributadas pelo Lucro Real devem gerar o inventário a cada 3 meses. Já as empresas do Simples precisam fazer isso anualmente, ao fim de cada ano-calendário.
Além da escrituração obrigatória, existem outras situações em que o inventário fiscal deve ser feito, por exemplo na mudança de tributação da mercadoria, na solicitação de baixa cadastral, na alteração de regime/ condição do contribuinte por solicitação da fiscalização.
É importante se atentar ao inventário fiscal porque ele gera obrigações fiscais (impostos), estando relacionado ao ICMS, IPI, CSLL e IRPJ.
O inventário, ainda, pode ser solicitado a qualquer momento pelo Fisco. Por isso, mantenha sempre essas informações organizadas para evitar gastos desnecessários.
Como é feito o inventário de estoque?
Para que o inventário de estoque traga os benefícios esperados, ele precisa ser realizado de forma adequada. Veja as dicas que separamos.
Defina a metodologia
Antes de começar a fazer qualquer contagem, é importante definir qual metodologia será usada. Assim, você cria um padrão que sempre será seguido, por qualquer equipe que faça o inventário.
Algumas que você pode usar são:
- PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair);
- UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair);
- Custo Médio;
- Just in Time;
- Curva ABC;
- Preço específico;
- Giro de Estoque;
- entre outras.
Escolha o melhor dia
É importante que o inventário seja feito em um dia em que sua empresa esteja fechada ao público, para não haver entrada e saída de produtos.
Por isso, tenha um dia exclusivo para datar, etiquetar, organizar e conferir cada produto do seu estoque. Se isso não for possível, opte pelo dia com menor movimentação.
Defina o tipo de inventário
Como vimos, existem vários tipos de inventários — cada um para uma finalidade diferente. Entenda qual documento você precisa fazer e quais itens ele deve contar: apenas mercadorias estocadas, almoxarife, equipamentos etc.
Escolha a periodicidade
Dependendo do tipo de inventário, a periodicidade será diferente. Por exemplo, no inventário rotativo, você poderá fazer a contagem em período pré-definidos, como todos os meses ou a cada 15 dias.
Saiba qual periodicidade funciona melhor para sua empresa, considerando o ciclo dos produtos dentro do seu negócio.
Separe e organize os itens
As etiquetas de inventário ajudam bastante neste momento, assim como a tecnologia. Se você tem um estoque grande, considere usar um software de gestão com leitura de código de barras ou RFID.
Lembre-se de separar os produtos por loja ou empresa, cor, tamanho, categoria, uso etc. Pense em formas que funcione melhor para o tipo de negócio que você tem e para as mercadorias que armazena.
Faça a recontagem
É normal realizar mais de uma contagem de estoque. Comece fazendo a contagem manual de itens de uma determinada fileira ou corredor. Depois, faça o processo de forma eletrônica, usando código de barras ou RFID.
Assim, você consegue comparar os dados e evitar incongruências.
Verifique os dados
Se você usa um sistema de gestão, compare os dados levantados com o inventário e os armazenados no software. Assim, você evita ter produtos listados no sistema que, de fato, não constam no seu estoque.
Analise as informações
É muito importante que os dados levantados com o inventário de estoque se transformem em informações estratégicas para sua empresa. Então, analise esse documento. Saiba quantos você teve de perdas, os produtos com maior e menor saída, as marcas mais procuradas pelos seus clientes, considere o custo de estoque, entre outros pontos.
Como você viu, o inventário de estoque é um documento extremamente importante, capaz de ajudar na gestão, promoção, vendas e até no gerenciamento fiscal da sua empresa.
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