A emissão de nota fiscal é uma obrigação legal para empresas que realizam vendas de produtos ou serviços. Entretanto, muitos empreendedores têm dúvidas sobre quando é necessário começar a emitir esse documento e quais os tipos de notas fiscais disponíveis. Neste artigo, vamos explorar em detalhes quando uma empresa deve começar a emitir nota fiscal e quais os diferentes tipos de notas fiscais existentes no Brasil. Além disso, abordaremos algumas das principais implicações legais e fiscais da emissão de notas fiscais, fornecendo informações valiosas para empresários e empreendedores que desejam manter suas atividades em conformidade com a legislação vigente.
Para falarmos desse assunto, antes precisaremos entender a finalidade do negócio e os tipos de Notas Fiscais que poderão ser emitidas, sendo elas: NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e. Antes de adentrarmos nesse assunto, vamos classificar esses tipos de Notas Fiscais e entender quais delas atende cada tipo de negócio:
Tipos de Notas Fiscais
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) – é um documento digital, que comprova a realização de uma negociação entre empresas ou pessoas físicas, deve ser emitida sempre que existe uma negociação de qualquer tipo de produto. Sendo assim, esse modelo de Nota Fiscal em regra será emitido apenas por empresas de comércio ou indústria, onde há movimentação de produtos. Para a emissão de uma NF-e, é sempre necessário um software auxiliar, seja ele pago (contratado de alguma empresa de software) ou gratuito (alguns estados disponibilizam uma versão grátis para esse tipo de emissão), além de ser necessário conexão à internet e possuir certificado digital.
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) – é um documento digital, que atesta a prestação de um determinado serviço a outrem, podem ser emitidas por empresas prestadoras de serviços ou pessoa física para outras empresas ou pessoas físicas, esse modelo é de total controle dos municípios, ou seja, em regra é emitida através do site das prefeituras, porém existem algumas exceções como por exemplo Brasília, onde o modelo de NFS-e emitido é o mesmo que o da NF-e, sendo também necessário a contratação de um software para emissão. Na maior parte dos municípios, não é necessário o certificado digital para emissão, porém, várias prefeituras aderiram à modalidade de acesso através da certificação, e a tendência é que haja uma migração gradual dos municípios para essa nova versão.
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) – Valida a realização de uma negociação entre empresas e pessoas físicas ou jurídicas não contribuintes do ICMS. Da mesma forma que a Nota Fiscal Eletrônica, também é necessário a contratação de um software para realizar a emissão desse modelo, e há necessidade de possuir um certificado digital, bem como acesso à internet. Esse modelo substituiu o Cupom Fiscal, modalidade em que era obrigatória a utilização da impressora fiscal, gerando assim um investimento maior por parte do empresário para realizar a emissão. CT-e (Conhecimento de Transporte) – Esse modelo de documento é utilizado para validar uma prestação de serviços de transporte, é emitido pelas transportadoras e a sua emissão é feita através da contratação de um software específico para realizá-lo. Alguns softwares comerciais também atendem essa demanda, e determinados estados liberam a emissão gratuita através de sistemas liberados pela SEFAZ ou SEBRAE. Para emissão do CT-e é necessária conexão com a internet e possuir certificado digital.
Qual tipo Nota Fiscal minha empresa emitirá? E onde é feito a liberação?
Agora que conhecemos os modelos de Notas Fiscais disponíveis, precisaremos abordar qual deles sua empresa emitirá e isso será definido pelas atividades que a empresa exerce, portanto devemos nos atentar para qual segmento a empresa foi criada e escolher o modelo de Nota Fiscal correto para cada ocasião.
As empresas exclusivas de comércio ou indústria, emitirão apenas NF-e e NFC-e, sendo as Notas Fiscais eletrônicas emitidas para outras empresas ou pessoas físicas, podendo aderir à venda para comercialização ou para consumo final, e a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica apenas para fins de consumo. Portanto, deverão além de contratar um software para emissão, ter acesso a internet, além de possuir certificado digital. A liberação para emissão desses dois modelos de documento fiscal é realizada através da Secretaria da Fazenda do Estado.
Já para as empresas prestadoras de serviço, a modalidade correta é a NFS-e. As Notas Fiscais para esse tipo de empresa em regra serão emitidas através dos sites da prefeitura municipal, ou seja, se a empresa foi aberta no município de São Paulo – SP, consequentemente as Notas Fiscais dessa empresa serão emitidas através do site da Prefeitura Municipal de São Paulo, sendo necessário conexão com a Internet e, a depender do município, também o certificado digital. Lembrando que para esse modelo existem softwares que podem ser contratados para realizar as emissões, não dispensando a liberação do sistema da prefeitura, uma vez que deverão ser interligados. É importante salientar que antes da contratação, deve-se questionar se o sistema em questão atende ao Município da empresa.
Os Conhecimentos de Transportes eletrônicos são voltados para empresas de transporte de cargas, ou seja, empresas que transportam produtos de outras instituições, geralmente são contratadas por empresas de comércio ou indústrias para levarem seu produto até o destino. Para esse modelo, é necessária adesão a um software, ou à utilização, dependendo do Estado, de software gratuito liberado por ele. Além da adesão ao sistema, também é necessária conexão com a Internet e Certificação digital. A liberação para emissão desse tipo de documento fiscal, é realizado através da Secretaria da Fazenda do Estado.
A partir da abertura, qual o prazo para começarmos a emitir?
Como explicado acima, cada modelo de Nota Fiscal é liberado através de um local em específico, sabendo desse fato vamos aos prazos:
NFS-e – Como esse modelo é de responsabilidade do município sede da empresa, sua liberação depende exclusivamente da liberação do Alvará, que por sua vez depende de outras licenças, como por exemplo: Sanitária, bombeiros etc. Portanto, antes de ser liberado a emissão de Notas Fiscais para empresas de serviço, deve-se seguir todas as orientações estipuladas pelos órgãos de vigilância sanitária, bombeiros e prefeitura para somente depois das regularizações, solicitar a liberação para emissão da Nota Fiscal de Serviços. Lembrando que esses casos são para empresas que possuem estabelecimento físico, portanto o prazo poderá variar de acordo com as necessidades de cada estabelecimento ou município. Caso uma empresa seja aberta em endereço fiscal (apenas para fins de correspondência), geralmente é dispensado todo o licenciamento, sendo bem mais rápido e eficaz a liberação, podendo ocorrer de um a cinco dias, a depender do município.
NF-e, NFC-e e CT-e – Já para esses modelos, que são de responsabilidade do estado, a liberação é realizada através da Secretaria da Fazenda do Estado, sofrendo variações entre Estados. Porém para todos os efeitos sempre é necessário que a empresa já possua certificado digital e cadastro na SEFAZ do estado onde está localizada. Assim que a empresa tiver seu certificado digital em posse e seu cadastro realizado na SEFAZ, a liberação acontece imediatamente. A confecção do certificado digital e cadastro da senha podem sofrer alterações de prazos a depender do Estado da sede.
Munidos de tais informações podemos ressaltar que é imprescindível a parceria com uma contabilidade consultiva e de confiança. Os prazos podem ser variáveis, porém é possível minimizar erros que fazem com que se perca tempo durante esse processo. Os procedimentos também sofrem constantes mudanças, assim sendo os profissionais devem estar sempre atentos e atualizados, por isso a Zip Contabilidade oferece o que há de mais moderno a seus clientes. Tenha sempre a seu lado especialistas no assunto, assim você se certificará que os prazos serão reduzidos e otimizados.