A tecnologia tem revolucionado a forma como nos relacionamos, interagimos com novas empresas, descobrimos marcas e fazemos compras. E é claro que ela também tem trazido significativas mudanças na gestão de empresas, inclusive com diferenciais muito interessantes, como é o caso da contabilidade online.
Ela traz uma série de facilidades aos empresários, dispensando a necessidade de se deslocar fisicamente até um escritório contábil e oferecendo mais facilidades na hora de acompanhar a contabilidade da empresa. Quer entender melhor o que é e como funciona a contabilidade online? Siga a leitura!
O que é a contabilidade online?
A contabilidade online dispõe dos mesmos serviços de qualquer escritório contábil físico. A diferença é que todos eles são executados por meio de uma plataforma online disponibilizada pelo escritório contratado.
Assim, o empresário não precisa ir fisicamente até a contabilidade para enviar documentos ou analisar as questões contábeis da sua empresa, podendo fazer isso facilmente via computador, notebook, smartphones e tablets.
A plataforma é usada para o gerenciamento e arquivamento dos documentos, além de contar com uma grande variedade de formas de comunicação entre os contadores e os empresários.
Como funciona a contabilidade online?
O funcionamento da contabilidade online é muito simples. Basta que o empreendedor tenha acesso a um computador, tablet ou smartphone com acesso à internet. A partir de então, ele poderá acessar a plataforma online do escritório contábil e enviar documentos, emitir documentos (por exemplo nota fiscal), acessar relatórios, tirar dúvidas e muitas outras ações.
É importante destacar que, da mesma forma dos escritórios contábeis tradicionais, a contabilidade online realiza os principais serviços da área, como escrituração contábil, construção de relatórios, folhas de pagamento, pró-labore dos sócios, emissão de guias de pagamentos de impostos etc.
A única diferença é que todos esses documentos ficam organizados e acessíveis por meio de uma plataforma digital, na qual, a comunicação entre empresário e contador é realizada totalmente pelo ambiente online.
Outro ponto a frisarmos (e que muitas pessoas têm dúvidas) é sobre o atendimento. Muitos gestores acreditam que na contabilidade online eles serão atendidos exclusivamente por robôs – e isso não é verdade. Assim como na contabilidade tradicional, você será atendido por uma pessoa, no caso, um contador.
A diferença é no formato usado para essa interação. Ao invés das tradicionais trocas de e-mail, reuniões e telefonemas, na contabilidade online tudo isso será feito pela plataforma digital, facilitando o acesso e o controle às informações, dando ainda mais autonomia ao empresário.
Quais tarefas o empreendedor precisa realizar na contabilidade online?
Da mesma maneira que a contabilidade tradicional, a online necessita de uma parceria entre empresário e contador, para alcançarem juntos os melhores resultados possíveis. Por isso, se o gestor não fornecer informações e dados essenciais sobre o seu negócio, será difícil que o contador consiga prestar um bom serviço – seja ele online ou fisicamente.
Assim como é fundamental que o escritório de contabilidade ofereça uma série de informações ao empresário, como calendário de impostos, registro do fluxo de caixa e outros.
Por que investir na contabilidade online?
A contabilidade online tem sido cada vez mais buscada pelos empresários – e isso não é por acaso, afinal ela oferece uma série de vantagens. Vamos ver em detalhes cada uma delas.
Automação
A automação tem sido usada em vários setores, inclusive na contabilidade. Ela permite que tarefas rotineiras e repetitivas sejam realizadas pelas máquinas, trazendo mais tempo livre para os envolvidos e mais confiança no processo realizado.
O sistema de contabilidade online permite que as tarefas de contabilidade que antes eram realizadas manualmente possam ser automatizadas, de acordo com a inserção de novos dados.
São muitas as ações e as análises que a máquina poderá fazer, inclusive com a inserção de inteligência artificial. Por exemplo: risco da empresa quebrar em X anos, valor ideal de faturamento, gastos que podem ser cortados, avaliar de acordo com os resultados quais investimentos são mais indicados etc.
A principal vantagem é que o empreendedor consegue ter uma análise mais profunda e baseada em dados reais do seu negócio, o que favorece a tomada de decisão e aumenta a competitividade da empresa.
Redução de custos
Ao automatizar processos e reduzir os custos do próprio escritório de contabilidade, a contabilidade online se torna um serviço mais barato aos empresários. Isso significa uma redução de custos significativa no fim do mês.
Além disso, quando o empresário tem em mãos informações mais precisas sobre a sua empresa, pode tomar decisões mais estratégicas, que favoreçam o seu crescimento e a economia de recursos.
Praticidade
Essa é uma das principais vantagens que faz com que cada vez mais empresários se interessem pela contabilidade online. Afinal, é muito mais simples enviar e receber documentos e relatórios e também entrar em contato com os contadores.
Já que todos esses processos podem ser feitos acessando a plataforma online – algo simples e prático, que fica disponível aos gestores 24 horas por dia, 7 dias por semana e pode ser acessado de qualquer lugar de onde você estiver, bastando um smartphone conectado à internet.
Assim, o gestor tem muito mais autonomia e consegue, até mesmo, emitir notas fiscais e realizar outras demandas. Dessa forma, há uma desburocratização do dia a dia da empresa, trazendo mais dinamismo e simplicidade, deixando ao gestor mais tempo livre para cuidar do core business da sua empresa.
Todas as informações em um só lugar
O tempo é sem dúvida um dos bens mais preciosos que temos atualmente. E ninguém deseja perder tempo procurando documentos, relatórios e outras informações importantes. Na contabilidade online, tudo o que se refere a parte contábil da empresa está concentrado em um só lugar: na plataforma digital.
Além de reduzir o risco de perda de documentos e informações importantes, isso ainda torna mais simples encontrar o que você precisa de forma simples e prática, com apenas alguns cliques.
Acessibilidade
A contabilidade online é uma opção mais acessível, pois até os pequenos e microempreendedores podem contratar esse tipo de serviço, já que existem opções para todos os portes de empresas, com preços menores e mais atrativos.
Isso faz com que até as empresas menores consigam ter acesso aos principais serviços contábeis, tornando seus negócios mais profissionais e especializados, com resultados melhores e aumento da competitividade.
Atendimento personalizado
Como dissemos, na contabilidade online, o atendimento é realizado por contadores – e não por robôs. Os melhores escritórios conseguem manter a qualidade do atendimento mesmo via digital, oferecendo um acompanhamento humanizado e personalizado, de acordo com o perfil de cada cliente.
Essa interação é realizada de maneira muito mais simples e prática, com opções de atendimento via chat ou e-mail, além de poder acessar uma variedade de conteúdos explicativos que ajudam a sanar dúvidas e aproveitar melhor os serviços contábeis prestados.
Consultoria tributária
Como muitos processos são realizados de forma automatizada, a equipe de contadores consegue trabalhar de uma maneira mais consultiva, oferecendo soluções que ajudem a impactar financeiramente a rotina das empresas.
Assim, é possível que os contadores revisem toda a parte tributária da sua empresa, propondo soluções legais que ajudem a reduzir o pagamento de impostos, receber créditos e isenções, entre outras possibilidades. Essa consultoria pode ser prestada tanto no momento de abertura da empresa, com a identificação do melhor formato jurídico e plano tributário, como com as empresas já em funcionamento, visando otimizar esse setor.
Aumento da segurança
Muitos gestores têm receio em migrar para a contabilidade online devido à segurança. Na verdade, o que eles desconhecem, é que essas plataformas virtuais são muito mais seguras do que a guarda física de arquivos.
Os melhores sistemas desse setor trabalham na nuvem, ou seja, os arquivos, documentos e informações não ficam armazenados nos computadores dos escritórios contábeis, mas sim em um diretório virtual na internet. Isso significa que, mesmo que haja algum dano físico aos computadores da contabilidade, todos os seus dados continuarão a salvo.
Esses diretórios virtuais ainda contam com uma série de itens de segurança adicionais, como criptografia, acesso apenas a pessoas autorizadas, certificados de segurança, acesso via login e senha, entre outros passos.
Dessa forma, é muito mais difícil que pessoas não autorizadas consigam acessar as informações da sua empresa, além de se correr menos risco de perder documentos importantes. Mesmo porque esses diretórios virtuais têm uma capacidade de armazenamento enorme, bastante superior ao armazenamento físico tradicional.
Autonomia para os empresários
Com a contabilidade online, fica muito mais fácil para o empresário acessar e gerenciar documentos, relatórios, demonstrativos e outros, acompanhando de perto o serviço prestado pela contabilidade e também acessando dados essenciais para a tomada de decisão.
Afinal, você não precisará agendar reuniões ou solicitar aos contadores todos esses dados. É só acessar a plataforma online e acompanhar os pontos que você deseja, quando tiver vontade.
A contabilidade online é indicada para quais empresas?
Praticamente todas as empresas podem se beneficiar com a contabilidade online. Porém, existem alguns públicos e empresas que podem ter maior afinidade com esse tipo de serviço, como:
- negócios inovadores, por exemplo startups de tecnologia, que exigem uma participação ativa e próxima de um contador, principalmente devido à falta de clareza das legislações sobre esses novos tipos de negócio;
- empresas pequenas que precisam de serviços contábeis a preços mais competitivos, afinal, como dissemos, em geral a contabilidade online costuma ser mais barata, sendo uma excelente alternativa para as empresas menores que não têm tanta verba disponível para contratar um escritório de contabilidade tradicional;
- profissionais autônomos, como consultores, desenvolvedores, arquitetos, profissionais da área da saúde, jornalistas, designers, freelancers etc. que também necessitam de um serviço mais barato, simples e ágil, para desburocratizar suas rotinas.
Indústrias e empresas maiores costumam exigir um nível de complexidade contábil maior. Isso não inviabiliza a prestação de um serviço contábil online, porém pode ser necessária uma presença física mais próxima do contador, inclusive prestando um serviço de consultoria e assessoria.
Como contratar um escritório contábil online?
Apesar de todas essas facilidades, a escolha do escritório contábil online deve ser feita com o mesmo cuidado dos escritórios físicos. É indispensável que os contadores tenham registro no Conselho Regional de Contabilidade, CRC. Esse registro apenas é concedido aos bacharéis em Contabilidade mediante exame de suficiência que garante que o profissional está devidamente qualificado.
O escritório também precisa dispor de CNPJ e ser registrado pelo CRC. Uma sugestão é conferir no site do Conselho Federal de Contabilidade se o escritório está regularizado.
Além disso, verifique:
- quais empresas o escritório online costuma atender;
- se os contadores têm afinidade e familiaridade com o seu setor de atuação (principalmente se ele exigir conhecimento técnico específico);
- quais os pacotes de serviços disponíveis (as empresas podem prestar desde serviços mais básicos até outros mais robustos, dependendo das necessidades de cada negócio);
- como é feita a segurança dos dados (criptografia, medidas de controle de acesso, certificados de segurança usados e se as plataformas e empresas são compatíveis com a Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, que ainda não está em vigor, mas já traz as principais medidas em termos de segurança de informação);
- respeito ao código de ética do contador e se há observância do código de defesa do consumidor;
- disponibilidade de atendimento, para isso é importante verificar quais são os principais canais de comunicação e tempo médio de resposta às suas dúvidas;
- custo-benefício dos serviços, considerando o valor cobrado e o quanto de benefício esses serviços podem trazer ao negócio no longo prazo;
- consultorias especializadas, já que algumas contabilidades online, além dos serviços básicos, permitem a contratação de serviços adicionais, como a consultoria tributária, financeira e outras.
Conclusão
Neste conteúdo, você viu que a contabilidade online oferece os mesmos serviços dos escritórios de contabilidade tradicionais, com a diferença que todo o processo de comunicação entre gestor e contadores é feito por meio de uma plataforma digital.
Ela pode ser acessada pelo empresário a qualquer momento via computador, notebook, tablet ou smartphone, o que oferece mais autonomia para acompanhar os serviços prestados e informações contábeis.
A contabilidade online traz uma série de benefícios, como redução de custos, agilidade, automação de processos, praticidade, entre outros. Essa é uma excelente solução para empresas pequenas e médias e também para profissionais autônomos, que necessitam de uma contabilidade mais barata, ágil e fácil de usar.
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