A contabilidade para e-commerce é extremamente importante, ajudando as lojas virtuais a se diferenciarem, reduzindo os custos e atuando dentro da lei. O setor exerce um trabalho estratégico dentro das empresas e ajuda, dentre muitos fatores: na redução de custos, elaboração de planejamento, controle das finanças e identificação de oportunidades.
Para fazer um planejamento eficiente será necessário levar em conta alguns pontos, como fazer a regularização da empresa e escolher um regime tributário.
Os gestores que negligenciam esse serviço podem ter dificuldades de assegurar seu market share (fatia no mercado) e garantir a sobrevivência a longo prazo.
Neste artigo, iremos te apresentar as principais atividades e benefícios da contabilidade para e-commerce. Continue essa leitura e entenda como criar um planejamento contábil para seu negócio.
Como fazer a contabilidade para e-commerce?
A contabilidade para e-commerce não se diferencia daquela realizada para empresas físicas. Assim, é fundamental a presença do contador, garantindo que seu negócio estará regularizado e pagando os impostos corretamente.
Quais os benefícios da contabilidade para e-commerce?
Optar por um serviço de contabilidade para e-commerce traz uma série de benefícios para a empresa, como:
- regularização do negócio, o que confere maior credibilidade para os clientes, menor carga tributária do que operação como pessoa física, possibilidade de emissão de notas fiscais e acesso a financiamentos e empréstimos com juros menores;
- escolha de um regime tributário que seja vantajoso para as características da sua empresa;
- possibilidade de realizar um bom planejamento tributário, estudando os benefícios e incentivos fiscais que podem ser aproveitados, calculando corretamente os impostos a serem recolhidos e garantindo o cumprimento adequado da legislação tributária;
- controle financeiro mais apurado, entendendo as entradas e saídas, o capital de giro, o dinheiro a receber ou pagar etc.;
- eliminação dos gastos desnecessários, reduzindo os custos no longo prazo;
- auxílio na estruturação do crescimento sustentável da empresa;
- constante atualização, considerando que a legislação tributária e muitas outras são constantemente modificadas, assegurando que sua empresa estará em dia com o Fisco;
- acesso a crédito, uma vez que sua empresa terá um grau de confiabilidade maior perante às instituições financeiras ou bancárias.
Regularização da empresa
Embora seja possível começar seu negócio como pessoa física, fazendo vendas pelo seu CPF, com o tempo, essa prática pode se tornar inviável. Isso devido aos altos impostos que são cobrados para transações como pessoa física.
Assim, o mais recomendado é começar a trabalhar de forma regularizada, com um CNPJ para o seu e-commerce e a escolha da natureza jurídica e regime tributários adequados às características e ao setor do seu negócio. Em todos esses pontos, o contador é figura importantíssima para tomar decisões acertadas.
Uma das primeiras decisões a ser tomada é a definição da CNAE, ou seja, do código ao qual se relaciona a sua atividade. Dependendo desse código, a tributação será diferente. Existem inúmeras opções, de acordo com os produtos que você vende. Por isso, a escolha acertada faz a diferença.
A partir da regularização, será possível emitir notas fiscais, ter acesso a financiamentos e empréstimos diferenciados para pessoas jurídicas (e com juros mais atrativos) e comprar produtos no atacado de forma facilitada – direto com os fornecedores, garantindo preços de vendas mais atrativos e maiores margens de lucro.
Escolha do regime tributário
Outro ponto muito importante quando falamos de contabilidade para e-commerce é a escolha do regime tributário – afinal, é a partir dele que serão calculados os impostos a serem pagos.
Se o seu e-commerce tem um faturamento alto (até R$ 78 milhões por ano, ou mais), as melhores opções são o Lucro Real ou o Lucro Presumido. No primeiro, os impostos são calculados baseados no lucro efetivo apurado no período. No segundo, o cálculo é feito a partir de uma alíquota presumida pelo governo para o seu setor (que pode ser maior ou menor do que seu lucro efetivo).
Para as pequenas e médias empresas, as melhores opções são o MEI (microempreendedor individual) e o Simples Nacional.
Podem ser MEI aqueles e-commerces que faturam até R$ 81 mil por ano (a opção, contudo, não está disponível para os casos em que o proprietário do e-commerce seja sócio titular de outra empresa).
Ao ser MEI, você não terá obrigação de emitir nota fiscal (a menos que faça vendas para outras empresas) e nem escriturar livros fiscais e contábeis. Todos os impostos são pagos no carnê (DAS) mensal. O valor do MEI depende da área em que o seu negócio atua.
O Simples Nacional é um regime tributário simplificado voltado para aquelas empresas que faturam até R$ 4,8 milhões por ano. Em uma guia única, você recolherá os principais impostos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e IPI), o INSS e o ICMS e ISS.
As alíquotas no Simples Nacional variam dependendo do setor em que a sua empresa atua (e o anexo do regime em que ela é enquadrada).
Controle da saúde financeira
A contabilidade para e-commerce também permite que você tenha um melhor controle da parte financeira. Isso porque, para realizar várias operações, será necessário estruturar as suas despesas, o faturamento, calcular o lucro – e assim por diante. Pontos em que a ajuda do contador pode ser crucial, especialmente para quem não tem tanta experiência na gestão de empresas.
O escritório de contabilidade poderá emitir relatórios ajudando você a conhecer, de maneira mais detalhada, as entradas e saídas de dinheiro, os custos fixos e variáveis, o lucro por produto vendido – e assim por diante. Dessa forma, será mais fácil tomar decisões embasadas e garantir o crescimento sustentável do seu negócio online.
Alguns dos relatórios enviados pelos contadores são:
- demonstração de resultado do exercício (DRE): apura as despesas, despesas e demonstra o resultado em lucro ou prejuízo do negócio;
- balanço patrimonial (BP): detalha os ativos (bens e direitos), passivos (obrigações) e patrimônio líquido (riqueza da empresa);
- demonstrativo do fluxo de caixa (DFC): tem a finalidade de registrar com exatidão os valores e datas as saídas, entradas e saldos do dinheiro em caixa;
- demonstração de lucros ou prejuízos acumulados (DLPA): explica a situação patrimonial da empresa, evidenciando alterações entre o saldo inicial e final no ano;
- demonstrativo do valor adicionado (DVA): detalha de que forma o lucro da empresa é gerado.
Vários desses documentos são obrigatórios por lei — como o DRE e BP —, mas os gestores de comércios virtuais devem entender que eles também são essenciais para a boa administração do negócio.
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Qual a tributação para e-commerce?
De forma geral, a loja online e a física devem recolher os mesmos tributos. A diferença fica pela cobrança do ICMS para os e-commerces que realizam vendas interestaduais. Veja em detalhes.
ICMS
O ICMS é um imposto pago a cada venda realizada. Para as lojas online que realizam vendas interestaduais, a forma de cobrança desse imposto mudou em 2019. Agora, ele é recolhido apenas pelo estado de destino das compras.
As alíquotas variam de 7% a 12% sobre o valor da mercadoria. Quem define a alíquota é o estado, então, dependendo de para onde sua mercadoria será enviada, o valor do ICMS recolhido poderá ser diferente.
Para as vendas enviadas para os estados de São Paulo, Paraná e Rio de Janeiro, por exemplo, a alíquota é de 18%. Vamos supor que você realize uma venda de R$ 100. Assim, o imposto a ser pago é de R$18 (R$100 x 18%).
ICMS-ST
Esta é uma substituição tributária. Ou seja, a responsabilidade do recolhimento do ICMS sobre a venda de mercadorias é atribuída a outro contribuinte (e não ao vendedor da mercadoria).
Nesse caso, quem assume o pagamento é a indústria, sendo o e-commerce apenas o distribuidor do produto. A responsabilidade também pode ser transferida para o varejista ou para o consumidor final.
Porém, nem todas as mercadorias vendidas em um e-commerce se enquadram na tributação. Para saber se a sua loja está nesse sistema, acesse o site da Substituição Tributária e preencha os dados solicitados.
ISS
O ISS é um imposto cobrado apenas dos e-commerces que trabalham com a prestação de serviços, se você vende mercadorias, não irá pagar esse tributo.
Esse é um imposto municipal, por isso a alíquota depende de cada cidade – geralmente variando entre 2% a 5%. Se a sua empresa tem sede em uma cidade, mas executa serviços em outra, o tributo será recolhido no município do contratante. A cobrança pode ser feita tanto sobre cada serviço executado, como incluída na DAS, no caso de empresas optantes pelo Simples.
Outros impostos
Além desses, ainda é preciso recolher:
- PIS e COFINS (sobre o faturamento);
- IRPJ e CSLL (sobre o resultado operacional).
Para lojas virtuais que são canais de vendas extras de lojas físicas, além dos impostos que incidem sobre o e-commerce, o comerciante que for, também, fabricante ou importador precisará recolher o IPI (imposto sobre produtos industrializados).
Para os prestadores de serviço, é preciso recolher o IRPJ e a CSLL sobre o resultado operacional e o ISS, PIS e COFINS sobre o serviço prestado (dependendo do tipo de operação, esses impostos podem ser retidos na fonte).
Como regularizar um e-commerce?
Se você já tem um e-commerce, mas ele não está regularizado, o melhor a fazer é buscar ajuda de um contador. Lembre-se que atuar com uma empresa irregular pode trazer sérios problemas, inclusive com o fechamento da mesma, além de autuações e multas.
Veja alguns passos para regularizar seu e-commerce.
Contrato Social
O contrato social é como a “certidão de nascimento” da sua empresa. Nesse documento estão descritos quem são os sócios da empresa, a responsabilidade de cada um, como o capital social foi formado, o nome da instituição, os direitos de cada sócio, entre outros pontos. O documento pode ser confeccionado pelo contador ou por um advogado.
Tipo de empresa
Mesmo sem um estabelecimento físico, quando for regularizar seu e-commerce, você precisará definir a natureza jurídica da empresa. É possível que o e-commerce seja exercido por um Empresário Individual (EI), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) ou na forma de sociedade.
Tanto na EI como na EIRELI, o titular da empresa não possui sócio. No caso da EI, o patrimônio particular do proprietário fica atrelado ao negócio (inclusive podendo ser usado em caso de dívidas da empresa). O faturamento anual pode ser de até R$360 mil para microempresas (ME) e de R$4,8 milhões para empresas de pequeno porte (EPP)e há a opção do Simples Nacional.
Já na EIRELI, há a exigência de um capital social mínimo de 100 salários mínimos vigentes na data de abertura da empresa. A principal vantagem, contudo, é que o patrimônio particular do proprietário fica separado do patrimônio da empresa e não existe limite de faturamento anual (exceto aquele determinado pelo regime tributário).
Além desses, também é possível optar pela Sociedade Limitada Unilateral (SLU), criada em 2019. A modalidade permite abrir uma empresa sem a necessidade de sócios, sem exigência de capital social mínimo e com separação do patrimônio do empresário e da empresa.
MEI
Dependendo do seu faturamento e da área de atuação do seu negócio, você poderá optar pelo MEI para fazer a regularização. Nesse caso, não é preciso realizar o contrato social e nem definir a natureza jurídica da empresa.
Porém, só é permitido faturar, no máximo, R$81 mil por ano e contratar apenas 1 funcionário (com pagamento do salário mínimo ou do piso da categoria). Além disso, o proprietário não pode ser sócio, administrador ou titular de outra empresa.
O processo de abertura é bem simples e pode ser feito totalmente pela internet, por meio do Portal do Empreendedor. Os valores do impostos são fixos e recolhidos mensalmente via carnê (DAS).
Outros passos
Depois de definir esses pontos, caso sua empresa não seja MEI, será preciso tomar outros passos. Como:
- definição do regime tributário;
- avaliação da viabilidade do nome e do endereço da sede;
- registro na Junta Comercial;
- abertura do CNPJ.
Como escolher um serviço contábil ideal para e-commerce?
Para encontrar o serviço ideal, recomendamos que você tenha boas referências e pesquise sobre a empresa nas redes sociais ou sites de avaliação. Além disso, confira a situação cadastral da empresa. Verifique se o escritório está plenamente regularizado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do Estado.
Avalie, também, o atendimento. Como será preciso constantemente entrar em contato com os profissionais, analise a velocidade e qualidade do atendimento. E não se esqueça de verificar a especialização: um e-commerce necessita de amplo controle de suas contas para alcançar sucesso, por isso os contadores precisam ser especializados no setor.
Por que optar pela Zip Contabilidade?
A Zip Contabilidade é uma empresa de contabilidade online, com profissionais altamente qualificados e com ampla experiência em atender e-commerces. Ela preza pelo suporte ao cliente e presta amplos serviços, como:
- gestão das operadoras de cartão: garante o controle e acompanhamento dos valores recebidos pelas vendas de cartão de crédito e débito. Essencial para negócios que realizam vendas online;
- acompanhamento legal: avisa se a organização está regular perante a legislação federal, estadual e municipal;
- gestão tributária: apura os impostos, entrega as declarações obrigatórias, realiza a escrituração fiscal e ainda elabora o planejamento tributário;
- folha de pagamento: elabora a folha de pagamento dos colaboradores de forma online e ágil;
- gestão contábil e fiscal: elabora os relatórios, escriturações e demonstrações do negócio;
- gestão financeira: realiza a emissão de notas fiscais, conciliação financeira, gestão do fluxo de caixa, controle das contas a pagar e a receber e muito mais.
Além disso, a Zip Contabilidade abre a empresa gratuitamente para seus clientes no seu plano de 12 meses, garantindo que ela esteja pronta dentro de 45 dias. Isso é possível graças à expertise e eficiência dos contadores que fazem parte da empresa.
Um bom serviço de contabilidade para e-commerce trará um amplo rol de benefícios para a loja virtual. Quer saber mais como a Zip Contabilidade ajudará no crescimento do seu negócio virtual? Confira nossa página dedicada para serviços contábeis para e-commerce!