A redução de custos é uma preocupação constante de inúmeras empresas, principalmente com as incertezas mercadológicas atuais, o aumento da competitividade e as alterações no comportamento do consumidor.
Mas, cortar custos não é uma tarefa tão simples. Afinal, é importantíssimo realizar isso de maneira estratégica, evitando subtrair recursos de setores essenciais, o que pode afetar a qualidade do seu produto ou serviço e até a credibilidade da sua marca.
Não sabe como fazer a redução de custos no seu negócio? Siga a leitura!
Quando e por que fazer a redução de custos na empresa?
A estratégia de redução de custos não deve ser pensada ou usada apenas como uma medida de emergência em situações de risco. Pelo contrário, ela deve ser considerada como uma etapa do planejamento anual da empresa, focando em conseguir liberar mais recursos para investimentos em inovação, melhorias nos produtos e serviços e no crescimento do negócio de uma forma geral.
Na prática, realizar a diminuição de custos significa compreender muito bem a formação dos custos na empresa e analisar quais são indispensáveis (por estarem diretamente relacionados ao produto ou serviço, atendimento ao cliente ou outras áreas vitais do negócio).
Quando esse planejamento é realizado de maneira estratégica, a companhia tem muito a ganhar, cortando os desperdícios, aproveitando melhor o orçamento disponível, otimizando seus processos internos e, claro, aumentando a competitividade – essencial nos dias atuais, com cada vez mais empresas e marcas disputando um lugar ao sol.
Alguns dos benefícios de realizar esse planejamento são:
· aumento da competitividade da empresa;
· melhor planejamento para tomada de decisão;
· maior potencial para aumentar os lucros da empresa;
· produtos ou serviços entregues com mais qualidade;
· proteção da saúde financeira da empresa.
Diferenças entre custos e despesas
Antes de pensar em redução de custos, você precisa entender muito bem a diferença entre custos e despesas.
As despesas são os gastos necessários para que a sua empresa continue funcionando, como: salário dos colaboradores, propaganda e marketing, aluguel da sede etc. Já os custos estão associados à entrega dos seus bens e produtos finais, como: aquisição ou produção de mercadorias, matéria-prima, depreciação de máquinas e equipamento, energia elétrica, manutenção etc.
Os custos e despesas ainda podem ser fixas ou variáveis. Os gastos fixos são aqueles que não variam com o volume produzido ou vendido. Ou seja, eles serão cobrados mensalmente, independentemente da sua empresa ter tido ou não um bom desempenho comercial. Por exemplo: o aluguel da sede ou o salário dos colaboradores.
Já os gastos variáveis são aqueles que variam em função do volume produzido ou vendido. Por exemplo, se você teve um produto com baixa saída, poderá interromper a produção dele por um tempo e, assim, não haverá necessidade de comprar a matéria-prima para produzi-lo.
Ainda que, no dia a dia, usemos custos e despesas como sinônimos, é importante fazer essa distinção técnica na hora de avaliar essas questões e entender quais cortes podem ser realizados.
Como reduzir os custos de maneira estratégica?
Agora que você já compreendeu melhor a importância de reduzir os custos da empresa e as diferenças técnicas nos termos relacionados, que tal algumas dicas práticas? Confira!
1- Conheça muito bem os seus custos
Impossível falarmos em redução de custos se você não tem ideia de quais são eles. Então, o primeiro passo é mapear TODOS os custos e despesas da sua empresa e separá-los em gastos fixos, variáveis, custos, despesas e perdas.
As perdas são aqueles valores empregados em ações, produtos ou outros itens que não trarão nenhum benefício à empresa.
Quando você fizer esse processo de monitoramento, poderá identificar quais são os principais gastos do seu negócio e elencar prioridades, pensando em estratégias e processos que podem ser otimizados.
Lembre-se que essa análise também deve considerar os custos tributários e fiscais que podem ter um grande impacto nos resultados do seu negócio – e que, com a ajuda de um contador experiente, podem ser diminuídos de maneira totalmente legal.
2- Revise os seus processos
Processos ineficientes são grandes vilões dos custos de muitas empresas. Afinal, quanto mais ineficaz for a rotina dentro da empresa, maiores serão os gastos com energia elétrica, horas extras e os demais de forma geral.
As falhas, erros e necessidade de repetição de tarefas ou refação de trabalho também impactam sobremaneira as finanças, tornando os processos mais caros do que deveriam.
Assim, quanto mais dinâmicos e eficientes forem seus processos, menores serão seus custos e perdas, pois as atividades serão realizadas de maneira mais otimizada e inteligente.
A dica, portanto, é identificar os gargalos, as etapas desnecessárias e mapear todos os processos da empresa, de forma a encontrar as oportunidades de melhorias. Além disso, vale a pena investir em tecnologia, para automatizar tarefas repetitivas e rotineiras e também treinar seus colaboradores.
3- Use um sistema de gestão
A tecnologia pode ajudar em diferentes maneiras na hora de reduzir os custos. Além de automatizar processos rotineiros e burocráticos, um sistema de gestão ajudará a ter uma visão mais ampla e precisa da sua empresa.
Com esse apoio, por exemplo, você conseguirá entender quais setores custam mais caro, o giro do estoque, a necessidade de retrabalhos, os produtos com maior e menor saída, a tarifação das suas vendas, entre inúmeras outras variáveis.
Isso porque, esses sistemas, chamados de ERP, conseguem captar dados de todos os setores e integrá-los, criando relatórios com informações precisas que trazem dados valiosos para uma tomada de decisão estratégica.
4- Atente-se aos pequenos gastos
Muitos gestores, quando planejam a redução de custos, apenas focam nos grandes gastos – e acabam se esquecendo de contabilizar as pequenas despesas que, quando somadas, têm um impacto muito grande no orçamento mensal.
Por isso, é preciso, primeiro metrificar todos esses pequenos custos – e depois analisar o impacto deles, pensando em soluções simples, mas que ajudem a trazer resultados.
Alguns exemplos são: substituir os copos plásticos por canecas, usar lâmpadas de LED, gerenciar e controlar de forma precisa a quantidade de impressões e fotocópias, evitar o desperdício de material de escritório etc.
A conscientização dos funcionários é fundamental para que essas ações tragam resultados, por isso é importante treinar seus colaboradores para terem uma visão diferenciada do uso dos recursos da empresa.
5- Negocie com fornecedores
A relação com os fornecedores e a gestão de compras é um ponto que impacta significativamente a sua gestão de custos.
Não estamos falando sobre contratar fornecedores com o menor preço do mercado, mas sim manter uma parceria com aqueles que oferecem o melhor custo-benefício. Isso significa: cumprir prazos, oferecer boa qualidade etc.
Tente negociar com seus fornecedores pensando em ações que sejam benéficas para ambos. Se não for possível e a relação já estiver desgastada ou você encontrar outra empresa que ofereça preços competitivos, analise pontos como: qualidade igual ou superior ao anterior, custos com frete, segurança no cumprimento dos prazos e outros.
A dica é nunca ficar refém de apenas um fornecedor, mas sim contar com uma lista diversificada de diferentes parceiros comerciais. Dessa maneira, você terá mais liberdade para negociação e formas de compensar algum “deslize”, evitando ficar sem o produto ou serviço em questão.
6- Gerencie bem o seu estoque
A gestão de estoque anda de mãos dadas com a redução de custos. E isso vale para inúmeras empresas. Ao controlar bem esse setor, você evitará perdas de mercadoria ou compras indevidas.
A tecnologia é uma boa aliada nesse processo, pois é capaz de integrar PDV e estoque, dando baixa automaticamente nos produtos e tornando o gerenciamento mais simples e prático.
Além dela, é de suma importância criar o hábito de realizar o inventário de todos os seus produtos ou matéria-prima e conhecer muito bem os seus clientes, entendendo as preferências deles para comprar de maneira acertada, além de avaliar o fluxo de vendas e a sazonalidade.
7- Cuide da sua contabilidade
Você já ouviu falar na contabilidade de custos? Essa é a área que trabalha justamente com o desenvolvimento de estratégias orientadas para a tomada de decisão acertada em relação aos custos operacionais da empresa.
Nesse caso, o contador analisará os pagamentos realizados, os prazos, o consumo de bens e também questões mais técnicas, como tributações, multas, obrigações e outros pontos.
De posse de todas essas informações, o profissional poderá lhe ajudar a traçar uma estratégia certeira e global que auxilie na realização de uma redução de custos verdadeiramente estratégica.
8- Capacite os colaboradores e entenda os custos do RH
Funcionários capacitados, preparados para desempenharem suas funções e motivados cometem menos erros, são mais produtivos e ainda contribuem com novos conhecimentos e modos de fazer que ajudam a aumentar a eficiência da sua empresa.
O contrário, porém, também ocorre: colaboradores desmotivados ou sem capacitação para desempenharem suas funções têm um custo maior e um número mais alto de falhas.
Por isso, sempre invista em uma boa contratação e na capacitação da sua mão-de-obra, o que pode ser feito, inclusive, internamente, com os próprios líderes e gestores auxiliando e compartilhando conhecimentos.
Além de capacitar os colaboradores, avalie quais são os custos gerados por esse setor. Contar com bons funcionários é fundamental para qualquer empresa, mas se você não cuidar desse setor adequadamente, ele poderá acabar sendo um custo muito alto para seu negócio.
Por exemplo, empresas com clima organizacional ruim ou que não contam com uma boa política de carreira, podem acabar sofrendo com a alta rotatividade de funcionários. Abrir processos de recrutamento e seleção e desligar colaboradores têm custos altos para os negócios. Por isso, vale mais a pena treinar os seus próprios funcionários e criar políticas para reter talentos, valorizando a mão de obra que você possui.
Outra dica é pensar em maneiras de aproveitar melhor seus funcionários. Será que determinado colaborador não está rendendo porque está em uma função incompatível com seus conhecimentos ou personalidade? Entender os talentos que você conta e remanejar as atividades é uma forma de melhorar a produtividade e reduzir os custos associados ao setor de RH.
Em muitos casos uma saída econômica é a terceirização, principalmente para determinados setores que não são tão fundamentais para o funcionamento do seu negócio. Nesse ponto, contudo, a decisão precisa ser muito bem pensada e analisada, garantindo que realmente trará benefícios a sua empresa.
9- Melhore a vida financeira da empresa
Quando você entende melhor quais são os seus custos, como eles são formados e quais são prioritários, fica mais fácil realizar a precificação correta dos seus produtos ou serviços – e assim aumentar a lucratividade da empresa.
É importante que o valor cobrado seja capaz de cobrir os custos de produção, impostos, logística, transporte, divulgação e todos os outros que recaem sobre a sua empresa.
Se você desconhece quais são esses custos e o impacto deles, como poderá criar uma estratégia de preços que seja realmente competitiva? Pode ser que a baixa lucratividade da empresa não esteja totalmente associada a custos elevados de produção, mas sim a uma precificação ineficiente.
Assim, ao entender os custos do seu negócio, é mais fácil criar uma boa política de precificação. Além disso, quanto menor é o custo de produção, mais fácil é ter preços competitivos e aumentar a lucratividade. Por isso, ambos os termos estão bastante relacionados.
10- Invista melhor
Muitos investimentos otimizam os custos e fazem o negócio crescer. Lembre-se que investimentos nunca são custos, porque pressupõem retorno. Mas para isso é indispensável investir com sabedoria.
Um bom exemplo de investimento são os programas de participação nos lucros e resultados (PLR) que ajudam a engajar os funcionários, evitando o turnover. Para investir bem, é preciso conhecer a fundo a realidade do seu negócio e as alternativas dispostas pelo mercado.
Conclusão
Neste conteúdo, você aprendeu a importância de realizar uma redução de custos e viu maneiras estratégicas de realizar isso, evitando comprometer a qualidade do seu produto ou serviço.
Essas dicas são muito valiosas e podem ser usadas tanto por indústrias, como empresas que comercializam produtos e serviços. No caso das empresas de serviços, a principal dica é otimizar os processos e treinar os colaboradores, já que os gastos com estoque e compra de produtos são menores. Isso vale, por exemplo, para consultórios médicos e empresas de TI.
De qualquer forma, um plano de redução de custos deve sempre ser realizado de maneira personalizada. E o primeiro passo é entender muito bem a sua empresa, os processos internos, as equipes de colaboradores, as características do seu mercado e dos seus clientes, as parcerias com fornecedores e, claro, os principais custos de operação.
Gostou dessas dicas? Cadastre-se na nossa newsletter e receba as novidades do blog direto no seu e-mail!
