Prezar pela boa gestão de documentos contábeis é fundamental para qualquer empresa que deseja se manter plenamente regularizada, evitar problemas fiscais, aumentar o controle sobre seus processos e desenvolver seu negócio.
Muitos empreendedores desconhecem a importância desse tema e acabam prejudicando seu negócio. Por essa razão, criamos este conteúdo que esclarece o que exatamente é a gestão de documentos contábeis, qual sua relevância, benefícios e como fazê-la. Confira!
O que é a gestão de documentos contábeis?
Primeiramente, é necessário que você entenda o que são documentos contábeis: são aqueles que registram movimentações financeiras e modificam a situação patrimonial ou financeira de uma empresa.
Sua finalidade é a de servir como base para contabilizar tributos, ajudar na tomada de decisões dos gestores e elaborar relatórios fiscais, como o fluxo de caixa ou demonstração do resultado de exercício (DRE). Exemplos desses documentos são:
- notas fiscais;
- extratos bancários;
- duplicatas;
- comprovantes de tributos;
- comprovantes de encargos trabalhistas; entre outros.
A gestão dos documentos contábeis consiste em estabelecer procedimentos para receber, emitir, armazenar ou digitalizá-los. Esses documentos devem ser entregues ao contador para que ele envie declarações e comprovantes aos órgãos públicos, demonstrando a regularidade do negócio.
Negligenciar essa gestão pode gerar erros, falhas ou omissões nas informações e gerar complicações legais, insegurança na tomada de decisão, falhas internas, entre outros problemas que podem comprometer a sobrevivência da empresa.
Quais são os benefícios de exercer uma boa gestão?
Além de evitar problemas, a empresa que investe na boa gestão conquista vários benefícios para sua rotina. Veja quais são eles a seguir.
Melhora de produtividade
A falta de uma boa gestão de documentos contábeis faz com que seus colaboradores despendam muito tempo procurando guias, notas fiscais, extratos e outras informações, o que faz com que eles se tornem improdutivos.
Por outro lado, um gerenciamento eficiente dos documentos faz com que todos encontrem as informações facilmente, permitindo que seja possível se concentrar mais em suas atividades principais dentro da empresa.
Otimização dos indicadores financeiros
Os indicadores de desempenho financeiro são métricas aplicadas constantemente sobre as contas da empresa para verificar se os resultados desejados serão alcançados. Alguns indicadores são:
- retorno sobre ativos;
- rentabilidade;
- lucratividade;
- margem de contribuição;
- endividamento; entre outros.
Como a boa gestão de documentos contábeis faz com que os gestores tenham acesso a informações mais confiáveis e exatas, isso aumenta o controle sobre os indicadores e assegura resultados mais precisos.
Estoques aprimorados
Qualquer movimentação no estoque de uma empresa demanda registros contábeis, e qualquer erro nos registros poderá causar problemas. A boa gestão dos documentos auxilia a empresa nesse aspecto ao melhorar o controle do estoque, pois os profissionais terão mais eficiência no registro e análise dos dados.
Quais são as dicas para melhorar essa gestão?
Exercer a boa gestão documental não é fácil, mas você pode aplicar determinadas técnicas que permitem que você conduza o processo com eficiência. Veja algumas dicas de como fazer essa gestão:
- selecione os documentos: identifique toda a documentação que tenha importância para a empresa e elimine os que é desnecessário;
- organize os arquivos físicos: unifique todos os documentos em um único local e defina uma forma de organização, que pode ser por ordem alfabética, por data ou segmento;
- categorize os documentos: também separe os arquivos de acordo com sua utilidade;
- tenha um responsável pelos arquivos: designe um colaborador que será responsável pela gestão documental;
- use a tecnologia: digitalize os documentos e use um sistema de gestão para organizar os documentos automaticamente.
A tecnologia ainda traz uma infinidade de benefícios para essa gestão, e com uma boa plataforma você elimina trabalhos manuais e burocráticos, diminui a ocorrência de erros e agiliza os procedimentos. Entretanto, é importante contar com a ajuda de uma empresa especializada para isso.
Preocupar-se com a gestão de documentos contábeis é relevante para qualquer empresa que almeja se desenvolver no mercado e garantir sua legalidade perante o Fisco. Mas agora que você compreende a importância dessa atividade e como fazê-lo, ficará muito mais simples aplicar uma boa gestão em seu negócio.
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