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O que é razão social e como definir uma?

O que é razão social e como definir uma?

A razão social é o nome jurídico da sua empresa e que irá aparecer em contratos e outros documentos. Por isso, ela é extremamente importante e precisa ser definida com cuidado e atenção.

Não é incomum que os empreendedores confundam razão social com nome fantasia – assim como muitos MEIs acabem com dúvidas sobre qual é a sua razão social. Está passando por esses dilemas? Siga conosco e saiba tudo sobre o tema!

O que é razão social?

É o nome de registro de uma empresa, oficializado na Junta Comercial e demais órgãos governamentais. É esse nome que aparece em escrituras, contratos, notas fiscais, documentos legais, entre outros.

Ao criar o CNPJ da sua empresa, também é criada a razão social. É importante que a razão seja exclusiva, ou seja, nenhuma outra pessoa jurídica pode ser registrada com uma razão já existente no mesmo estado. Caso contrário, o registro da empresa não será feito.

Então, quando você decidir abrir uma empresa, precisará fazer uma pesquisa para garantir que o nome escolhido não esteja em uso no seu segmento e na sua Junta Comercial.

A razão social serve para individualizar a pessoa jurídica, demonstrar a constituição da empresa e representar o negócio em diferentes documentos legais.

Geralmente, a ela é composta por:

  • nome específico escolhido pelos sócios;
  • ramo principal da atividade;
  • enquadramento da empresa.

Por exemplo: João e Maria comércio de roupas LTDA. João e Maria é o nome que os sócios escolheram, comércio de roupas, o ramo principal da atividade, e LTDA (Sociedade Limitada), o enquadramento do negócio. Caso ele fosse uma microempresa, o termo seria seguido de ME e no caso de uma sociedade anônima, S.A.

Razão social x Nome fantasia: quais as diferenças?

Uma confusão bem comum é entre as diferenças de razão social e nome fantasia. O nome fantasia é o nome popular da empresa, usado para a divulgação comercial e como a empresa é conhecida pelo público.

Para escolher o nome fantasia, não existem regras. Ele pode ser escolhido livremente pelo empreendedor e até pode ser igual à razão social. O principal objetivo do nome fantasia, no entanto, é que o público memorize e lembre-se do nome da sua marca.

O registro do nome fantasia não é obrigatório, mas, caso você queira, poderá fazê-lo junto ao Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI).

Se alguém já tiver feito o registro no INPI do nome que você deseja usar, por lei, você não poderá utilizar essa designação, tendo de escolher outra.

Então, a principal diferença da razão social e do nome fantasia é a finalidade de cada um. A razão social é o nome de registro da empresa e precisa seguir algumas regras. Já o nome fantasia é opcional e está mais relacionado à denominação comercial da empresa e para fins de divulgação publicitária.

Qual é a razão do MEI?

Como explicamos, normalmente, a razão social é composta de nome do empreendimento, ramo de atividade e categoria e natureza do empreendimento.

Porém, essa não é a mesma estrutura aplicada ao MEI. Nesse caso, a razão social é sempre o nome completo da pessoa física seguido do CPF do titular do MEI.

Caso o MEI deseje, também é possível criar um nome fantasia. Você pode fazer isso tanto na formalização do negócio, como depois. Nessa última situação, é preciso acessar a aba Atualização Cadastral de MEI, no site do governo. Se desejar registrar o nome fantasia como marca, será preciso realizar o registro no INPI, como explicamos.

Onde eu vejo a razão social?

Se você precisa descobrir a razão social de uma empresa, existem alguns caminhos. O primeiro é verificar o que está descrito no contrato social. Ainda há a possibilidade de fazer a consulta usando o CNPJ da empresa.

Para isso, é preciso acessar o site da Receita Federal e clicar em “Consulta CNPJ”. Lá, é só digitar o CNPJ da empresa que deseja consultar. A Receita lhe retornará com várias informações sobre o negócio, como: razão social, porte, situação cadastral, natureza jurídica e data de abertura.

Outra forma é buscar a denominação social a partir do nome fantasia. Porém, essa é uma busca mais complicada, uma vez que o nome fantasia não é de uso exclusivo. Ou seja, podem existir várias empresas com o mesmo nome fantasia.

A consulta dependerá de cada Estado, pois nem todos dispõem de serviço de consulta online. A dica é verificar na Junta Comercial do seu estado para saber se há como fazer essa pesquisa. Em São Paulo, é possível realizar essa consulta online, assim como no Rio Grande do Sul.

Uma maneira ainda mais simples de descobrir a razão social de uma empresa é usando o Google. Basta digitar na barra de pesquisa o nome fantasia da empresa e o estado. Adicione a expressão razão social a sua busca, para obter resultados mais precisos.

Quais os tipos?

Para escolher corretamente sua razão social, é preciso compreender os tipos disponíveis. Em geral, a razão é composta por: nome da empresa + área de atuação + natureza jurídica.

O tipo de razão deve ser exclusivo e conter a natureza jurídica conforme especificação abaixo:

  • ME: microempresa, destinada para negócios optantes pelo Simples Nacional e com faturamento inferior a R$ 360 mil por ano;
  • MEI: microempreendedor individual, usado para empresas com faturamento até R$ 81 mil anuais;
  • EPP: empresa de pequeno porte, usada para empresas optantes pelo Simples Nacionais e limitadas, com faturamento anual entre R$ 360 mil a R$4,8 milhões;
  • S.A: sociedade anônima, usada para empresas de capital aberto;
  • LTDA: limitada, usada quando há um número limitado de sócios;
  • EIRELI: empresa individual de responsabilidade limitada, empresa constituída por apenas um sócio e declaração mínima de capital de 100 salários mínimos vigentes.

Como escolher o nome da razão social?

É muito importante que o nome social da sua empresa seja baseada na atividade principal que ela exerce. O nome precisa ser fácil de ser assimilado, não muito longo e, se possível, optar por um nome que também possa ser usado como nome fantasia.

Essa razão social será usada em todos os seus documentos, contratos e outros papéis. Por isso, a escolha precisa de atenção, garantindo que as demais pessoas, ao baterem o olho, entendam quem é a sua empresa e qual a atividade dela.

Alguns passos importantes para escolher o nome da sua razão social são:

  • faça uma pesquisa na Junta Comercial do seu Estado para garantir que o nome que você está pensando não esteja em uso por nenhuma outra empresa;
  • pense em algo que identifique a sua empresa e a diferencie das demais, como o nome dos sócios, um termo específico, uma sigla, as iniciais dos nomes dos sócios;
  • opte por um nome de fácil assimilação e compreensão;
  • prefira um termo que esteja relacionado a área de atividade da empresa;
  • opte por uma razão social única que não seja semelhante e nem parecida ao nome fantasia ou a razão social de outras empresas;
  • pense em um nome que possa dar nascimento ao nome fantasia da sua empresa;
  • não se esqueça que, além do nome, obrigatoriamente é preciso identificar a atividade principal da sua empresa e a constituição legal (ME, MEI, EPP, LTDA, SA etc.).

Como registrar?

Depois de escolher a razão social, você deverá registrá-la. O processo é feito durante a abertura da sua empresa, na formalização do negócio. Na hora de dar entrada com a documentação na Junta Comercial do seu estado é que será solicitada a razão social.

Após a formalização na Junta Comercial, será preciso usar essa razão social em todas as etapas de abertura da empresa, como no alvará no município, na inscrição estadual etc.

É fundamental que a razão social escolhida esteja presente no Contrato Social, no caso de sociedades. Esse documento é como se fosse a “certidão de nascimento” da sua empresa, indicando a contribuição de cada sócio no negócio e a divisão de bens caso a sociedade venha a ser desfeita no futuro.

Como a escolha da razão social é um processo que exige bastante conhecimento e decisões críticas sobre a sua empresa, a dica é sempre dispor da ajuda de um contador especializado, que poderá lhe orientar adequadamente, evitando que você tenha de trocar a razão social posteriormente. 

Embora essa possibilidade exista, a troca é algo trabalhoso e que pode gerar muita dor de cabeça ao empreendedor. Assim, o ideal é fazer uma escolha acertada já da primeira vez.

Para o MEI, o processo é um pouco diferente, já que a abertura da empresa é feita online, pelo Portal do Empreendedor. Geralmente, a razão social, nesse caso, é gerada automaticamente, com o nome do MEI seguido do seu CPF.

Registro do nome fantasia

Se a ideia é fazer o registro do nome fantasia, o processo é feito no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial). Ele não é obrigatório, como a razão social, mas esse registro ajuda a evitar que outras empresas usem a sua marca. Quando há esse registro, o nome fantasia vem acompanhado do símbolo ®. 

Lembrando que um mesmo CNPJ pode ter mais de um nome fantasia, já que essa denominação não é obrigatória por lei e está relacionada ao marketing e a publicidade. Porém, essa possibilidade apenas é válida para empresas que atuam no mesmo ramo de atividade, de acordo com o CNAE do negócio.

Muitas empresas usam esse recurso como uma maneira de diferenciar a documentação das filiais ou quando precisam associar um nome fantasia diferente a algum produto ou serviço.

Posso mudar a razão social da minha empresa?

Você não pensou direito na hora de definir a razão social da sua empresa e acabou com um nome muito longo, complexo ou que não lhe agrada? A boa notícia é que é possível fazer a troca da denominação social.

Mas, lembre-se, que toda a documentação antiga em que constava a razão social da sua empresa acabará perdendo a validade. Então, você precisará refazer toda essa documentação, que inclui desde o Contrato Social até o certificado digital.

Como a troca demanda bastante esforço, é preciso pensar muito bem se ela é realmente necessária e válida. Assim como também será necessário um bom planejamento.

Se você decidiu que, mesmo com esses detalhes, vale a pena trocar a razão social da sua empresa, o processo é feito na Junta Comercial do seu estado.

Alteração da razão social do MEI

No caso do MEI, não é possível trocar a razão social (que é gerada automaticamente pelo sistema), apenas o nome fantasia. Outra possibilidade de mudança da razão social do MEI é quando você faz o desenquadramento e passa a atuar como ME (microempresa).

Caso você deseje alterar o nome fantasia do seu MEI, é só acessar o Portal do Empreendedor e entrar no seu cadastro, depois clicar em “alterar dados” e, no campo onde está o nome da empresa, incluir o novo nome fantasia que você deseja. Confirme a alteração e finalize a sessão. 

Antes de fazer qualquer mudança, contudo, sempre verifique se o nome que você deseja não está em uso por nenhuma outra empresa, para não ter confusão.

Depois de todas essas dicas, você já sabe tudo sobre razão social e como escolher a melhor para a sua empresa? Aproveite e veja as dicas que separamos sobre como elaborar um contrato social!

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